Подотчетные суммы пбу. Расчеты с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 - ФЗ, договор купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).

Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" -- в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

Документы, подлежащие проверке

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Приказ об учетной политике.

Авансовые отчеты.

Журнал регистрации авансовых отчетов.

Приказы о направлении работников в командировку.

Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.

Сметы представительских расходов.

Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Заявления на выдачу денег из кассы.

Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

Журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

отчете о движении денежных средств (форма № 4);

главной книге;

журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами

1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о № 7 за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.
4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой. Об этом и о многом другом вы узнаете из представленной статьи.

Выдача наличных денег из кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 этого документа деньги выдаются на:

Хозяйственно-операционные расходы;

Расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

Расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяются руководителем организации.

Суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

Обратите внимание!

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Лица, получившие подотчетные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1-6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

Заполняя оборотную сторону формы, подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы б и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 №03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Командировочные расходы

Оформление документов

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

Служебное задание (форма № Т-10а).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Позже такая позиция была изложена в Письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442.

Мы же рассмотрим ситуацию, когда составляется командировочное удостоверение.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.98 № 62).

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ фирма обязана ему оплатить:

Стоимость проезда;

Расходы по найму жилья;

Суточные;

Иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Обратите внимание!

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Обратите внимание!

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

Командировочное удостоверение или приказ о командировании;

Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).

Бухгалтерский учет

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. 5, п. 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Налогообложение и налоговый учет

«Входной» НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 № 03-04-11/165).

К сведению!

Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112).

Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

ПРИМЕР 1

ООО «Старт» направило работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации следует оформить следующие проводки:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) -включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС) Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 763 руб. -учтен НДС по авиабилетам Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) -включена в расходы сумма, указанная в счете гостиниць за оплату (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 2500 руб. - суточные Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. -5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Арбитражная практика

В Постановлении ФАС Уральского округа от 11.10. 2003 № Ф09-3729ЮЗ-АК суд пришел к выводу, что для вычета НДС не обязательно применять счет-фактуру или счет, оформленный на бланке строгой отчетности.

В п. 1 ст. 172 НК РФ сказано, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиками товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Налоговое законодательство допускает вычет сумм налога, уплаченных по расходам на командировки, не только на основании счетов-фактур или документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но и на основании иных документов. Суд аргументирует тем, что при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также организациями, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур (в которых НДС выделена отдельной строкой) считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом согласно п. 6 ст. 171 НК РФ соответствующая сумма налога включается в цену товара (работ, услуг), и в документах, выдаваемых покупателю, сумма НДС не выделяется.

Материалами дела установлено, что работники, находясь в командировках, заключали договоры проживания от своего имени. При этом соответствующими организациями им выдавались документы установленной формы, подтверждающие факт оплаты услуг. При таких обстоятельствах суд исходил из того, что организация вправе принять НДС к вычету.

Однако обращаем ваше внимание на то, что это все же частный случай и нет гарантий, что в вашем округе суды будут придерживаться такой же позиции. Поэтому, если вы хотите избежать спора с налоговиками, лучше иметь либо счета гостиницы, оформленные на бланках строгой отчетности с выделенным НДС, либо счета-фактуры и кассовый чек, где также указан НДС отдельной строкой.

В налоговом учете расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы отражаются в налоговом учете только, когда соответствуют требованиям, установленным ст. 252 НК РФ, - они должны быть обоснованными, подтвержденными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если организация использует метод начисления, расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходами признаются затраты после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Расходы на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. При этом затраты включаются в расходы в части, которая подтверждена документально и не превышает сумму выданного аванса. Если перерасход, то эта часть командировочных включается в расходы только после того, как сумма задолженности будет выплачена работнику.

В случае отсутствия подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются по распоряжению руководителя организации из прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. Включать суточные при исчислении налога на прибыль необходимо в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Суточные уменьшают налогооблагаемую прибыль из расчета 100 руб. в день. Суточные выплачиваются работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни, когда работник находился в дороге, включая время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62).

Судебная практика

Правомерность п. 15 Инструкции № 62 подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147.

Суд исходил из того, что Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлены размеры возмещения расходов на выплату суточных - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены размеры возмещения расходов и нормы расходов организаций на выплату суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения пункта 15 Инструкции в этой части не противоречит действующему законодательству РФ.

Обращаем ваше внимание на такой момент: с 01.01.2006 изменились нормы суточных, выплачиваемых при зарубежных командировках (Постановление Правительства РФ от 13.05.2005 №299).

ПРИМЕР 2

ООО «Мега» направила работника на 3 дня в командировку. Суточные составили 500 руб. в сутки.

В бухучете оформляются следующие проводки: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 1500 руб. - отражены суточные.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные в пределах норм: 100 руб. х 3 дн. = 300 руб.

Из-за разницы между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница в сумме 1200 руб. (1500 руб. -300 руб.), которая приводит к возникновению постоянного налогового обязательства. Д-т сч. 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» К-т сч. 68 «Расчеты по налогу на прибыль» - 288 руб. (1200 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При оплате расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН в пределах норм, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ):

Суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

На провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из вышеуказанного, можно сделать вывод, что налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по ЕСН. Однако не начисляется ЕСН и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Нормы, в пределах которых суточные не подлежат обложению ЕСН, не установлены. В связи с этим Минфин России в своем Письме от 14.01.2005 № 03-05-01-04/1 разъяснил, что организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при определении не облагаемых ЕСН размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729. Остальным же организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 93.

Однако Высший Арбитражный Суд РФ принял решение, отличное от позиции Минфина.

Арбитражная практика

Постановление ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04. При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (п. 1ст11 НКРФ). Между тем законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к ЕСН, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом размеры возмещения в проверяемый период не могли быть ниже размеров, предусмотренных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. С 01.01.2005 это положение отменено Законом от 22.08.2004 № 122-ФЗ.

Что касается страховых взносов в ПФР, то, поскольку объектом обложения страховыми взносами является тот же объект, что и для ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы также не начисляются.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что освобождаются от обложения НДФЛ суточные, которые выплачиваются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Так же как и в случае с ЕСН, нормы суточных законодательством не установлены.

Однако в ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Минфин по этому вопросу придерживается следующей позиции (Письмо от 28.10.2004 № 03-05-01-04/63): чиновники разъясняют, что коллективный договор или локальный нормативный акт организации не устанавливают нормы компенсационных выплат для возмещения командировочных расходов, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов работника, связанных со служебными командировками.

Установленные в коллективном договоре или локальном нормативном акте каждой конкретной организации размеры возмещения затрат, связанных со служебной командировкой, носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых идет речь в п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бюджетным организациям при определении не облагаемых НДФЛ размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением № 729. Остальным организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением № 93.

Размеры суточных, превышающие нормы, утвержденные указанными постановлениями, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Ранее аналогичная позиция была изложена в Письме Минфина России от 20.10.2003 № 04-04-06/191.

Однако ВАС РФ позицию Минфина посчитал неправомерной.

Арбитражная практика

В своем Решении от 26.01.2005 № 16141/04 ВАС РФ отметил, что налоговым законодательством применительно к НДФЛ нормы суточных не установлены. А общий порядок установления таких норм содержит трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ). Постановление № 93 может применяться исключительно для исчисления налога на прибыл

Несмотря на вывод, к которому пришел ВАС РФ, чиновники продолжают отстаивать свое мнение (Письмо Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59).

Приобретение товара

Нередко денежные средства выдаются подотчетному лицу из кассы организации для того, чтобы приобрести товар за «наличку».

Когда совершается сделка, связанная с куплей-продажей товара, подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), то есть действует как частное лицо, приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).

В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:

При продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);

При осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

При продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.

Имейте в виду!

При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству

Пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет. Ведь наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.

Рассмотрим случай, когда подотчетное лицо действует как представитель организации на основании доверенности.

Порядок выдачи доверенности работнику организации установлен гражданским законодательством. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обратите внимание!

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Она оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132).

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица - представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313, от 20.10.2003 № 29-12/58566.

Обратите внимание!

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 рублей (Указание Центрального Банка России от 14.11.2001 № 1050-У).

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168НКРФ).

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы . Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы . В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

наименование покупателя (клиента);
ИНН покупателя (клиента);
сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
сумма акциза (если применимо);
регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - План счетов, Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом:

Д - т 71 К - т 50 «Касса» - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д - т 71 К - т 50 - на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д - т 71 К - т 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Д - т 71 К - т 55 «Специальные счета в банках» - отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах банков (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;

Д - т 07 «Оборудование к установке» К - т 71 - на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д - т 10 «Материалы» К - т 71- на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д - т 11 «Животные на выращивании и откорме» К - т 71 - на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости;

Д - т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» К - т 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма - в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;

Д - т 20 «Основное производство» К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства; бухгалтерский учет денежный подотчетный

Д - т 23 «Вспомогательные производства» К - т 71 - на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д - т 25 «Общепроизводственные расходы» К - т 71- на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д - т 26 «Общехозяйственные расходы» К - т 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д - т 28 «Брак в производстве» К - т 71 - на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д - т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д - т 44 «Расходы на продажу» К - т 71 - на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д - т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К - т 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д - т 70 К - т 71 - такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д - т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К - т 71 - на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д - т 91 «Прочие доходы и расходы» К - т 71 - на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д - т 50 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д - т 50 К - т 71 - отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д - т 51 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д - т 55 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д - т 70 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д - т 94 К - т 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д - т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К - т 94 - на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д - т 91 К - т 94 - на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д - т 70 К - т 73 - на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

- на оплату труда;
- на оплату услуг связи;
- на оплату транспортных услуг;
- на оплату коммунальных услуг;
- на оплату аренды за пользование имуществом;
- на приобретение основных средств;
- на приобретение материалов;
- на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);
- на расчеты с поставщиками товаров и т.д.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов.

Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни.

1. В представленных документах должен быть указан фактический адрес закупки (если в них значится только юрадрес, подотчетное лицо может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена возможность выборочной проверки закупок на месте

О проверках контрагентов см. специальный материал

2. В документах должны быть указаны наименования приобретенных товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и обоснования законности, эффективности расходов.

Например, указание в чеке наименования "бумага" без единицы измерения, количества и цены за единицу не позволит правильно оприходовать эти ценности.

Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ. Об ответственности за грубое нарушение правил бухучета см. специальный материал

3. Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ) и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся закупки.

При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть затребованы дополнительные пояснения.

4. Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.) кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного документа продавца, подтверждающего факт покупки.

5. Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф. 0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п.

6. Для подтверждения факта перелета у подотчетного лица возможно истребовать только:

Авиабилет на бланке строгой отчетности - если билет был приобретен в кассе;

Распечатку маршрут/квитанции - если был оформлен электронный авиабилет.

А вот "бумажного" посадочного талона с отметкой о прохождении досмотра у подотчетного лица может и не быть. С 25 февраля 2019 года может оформляться электронный посадочный талон - в виде штрих-кода. Пассажир вправе:

1) распечатать такой талон самостоятельно и предъявить при досмотре;

2) получить его на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;

3) использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, предъявив для сканирования при досмотре штрих-код на экране своего смартфона или планшета

Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е. одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку.

Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

7. Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в командировку.

Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок, проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме (письмо Минфина РФ от 21.03.2017 N 03-04-06/16282).

8. Составленные на иностранных языках документы должны быть переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке, предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно (п. 13 Инструкции N 157н).