Подотчетное лицо оплатило счет организации за электроэнергию. Как проводить расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств ( , и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в . В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

При предоставлении подотчетным лицом документов, подтверждающих оплату им товаров/ услуг, организация показывает в авансовом отчете только оплату им денежных средств контрагенту (Д 60 К 71), а затем проводит поступление товаров/услуг от этого контрагента (например, Д10 К 60). Таким образом проводится и оплата наличными подотчетным лицом за товары/услуги при предоставлении контрагентом счета-фактуры, где покупателем выступает Организация, так и товарные чеки от контрагентов, где Покупатель не указан и с которыми нет договоров на поставку. Является ли использование 60 счета в данной ситуации нарушением?

В данной ситуации, для оплаты подотчетником сумм в качестве оплаты поставщику за товары работы услуги, при утверждении авансового отчета, нужно сделать проводку: Дт 60 Кт 71. Следовательно, использование счета 60 правомерно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М–7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Предоплата поставщику

Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:

Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо

3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи.

5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи через подотчетное лицо.*

Приобретение имущества

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Приемка работ

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

«Входной» НДС

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму «входного» налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с «входным» НДС можно поступить одним из трех способов:

• поставить к вычету;
• включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
• списать за счет собственных средств организации.

Такой вывод следует из статей , Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).*

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

• По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
• По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

• Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
• Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Подотчетные лица - это лица, которые получили от организации денежные средства под отчет и в интересах которой должны произвести расходы или приобрести имущество.

О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами расскажем в нашей консультации.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, являющимися работниками организации, ведется на одноименном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). 71 счет бухгалтерского учета - это активно-пассивный счет.

На этом счете обобщается информации о расчетах с работниками по суммам, которые были выданы им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

В то же время возможна ситуация, когда, к примеру, работник отправился в командировку, не получив под отчет денежные средства. В этом случае возмещение произведенных расходов также будет отражаться с использованием счета 71. Это означает, что синтетический счет 71 применяется не только для учета выданных под отчет сумм, но и для учета возмещения произведенных работниками расходов за свой счет, но в интересах организации.

Аналитический учет на счете 71 ведется по каждому подотчетному лицу и сумме, выданной под отчет.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Если средства выданы в подотчет, проводка будет зависеть от формы выданных средств: наличная или безналичная.

Так, если деньги выданы из кассы в подотчет, проводка будет такая:

Дебет счета 71 - Кредит счета 50 «Касса»

В случае же перечисления подотчетных средств на карту работнику, проводка будет иная:

Дебет счета 71 - Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Соответственно, если сдан в кассу остаток подотчетных сумм, проводка должна быть отражена следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 71

Произведенные подотчетником расходы списываются с кредита счета 71 в дебет различных счетов в зависимости от вида расходов.

Подотчетные лица – это служащие компании, получившие деньги в подотчет для совершения расходов в интересах этой компании. Для учета расчетов с ними предусмотрен счет №71. О том, какие существуют типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.

Подотчетным лицом является сотрудник, который получил деньги в подотчет для использования их на хоз. нужды фирмы.

Типовые проводки

Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:

• Д71 – К50 – осуществлена выдача денег в подотчет из кассы фирмы.
• Д71 – К51 – выдача подотчетных денег на банковский счет служащего.
• Д71 – К55 – выдача денег в подотчет со спец. банковского счета.
• Д20, 23, 25, 26, 44 – К71 – списание осуществленных подотчетными лицами затрат в расходы, в соответствие с предъявленным авансовым отчетом.
• Д20, 26, 44 – К71 – списание на себестоимость товаров командировочных затрат.
• Д10, 15, 41 – списание затрат на покупку ценностей, осуществленных подотчетным работником.
• Д10, 15, 07, 41, 08, 11 – К71 – оприходование ценностей на основе предоставленного авансового отчета.
• Д28 – К71 – отражение в учете денег, которые были направлены на гарантийное обслуживание товаров или устранение брака продукции.
• Д68 – К71 – оплата платежей по налогам через подотчетных работников.
• Д91 – К71 – отражение прочих затрат фирмы, которые оплатил подотчетный работник.
• Д50 – К71 – подотчетный служащий вернул в кассу не потраченные средства.
• Д94 – К71 – списание денег, которые подотчетный рабочий не вернул в компанию в установленный срок.
• Д70 – К94 – сумма подотчетных средств, не возмещенная служащим, удержана из его зарплаты.
• Д60 – К71 – погашение долга перед поставщиком подотчетным работником.