Подотчетные лица и расчеты с ними. Расходы на проживание в командировке

Подотчетные лица - это работники компании, которым разрешено получать денежные средства с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности. Подобное право закрепляется в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых с целью проведения качественного учета расчетов с подотчетными сотрудниками.

Кто является подотчетным лицом?

Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.

Сколько может быть в организации подотчетников?

В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.

Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.

Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.

Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Подотчетные лица - это , согласно банковскому законодательству, не только работники, оформленные по трудовому договору, но и лица, с которыми у фирмы имеются гражданско-правовые отношения. Работники предприятия в обязательном порядке должны отчитаться по выданным средствам путем составления авансового отчета с приложением к нему оправдательных документов. Все подотчетные лица без исключения обязаны вернуть денежные средства, которые не были полностью истрачены.

Нормативные документы, которые нужно знать!

1. Гражданский кодекс РФ (глава 10 «Представительство. Доверенность»).
2. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002г. № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ЗАПОМНИМ! Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.

Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.
Я рекомендую, приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Например, организация ежемесячно выдает заместителю главного бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.
Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должен быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для осмотра приобретаемого оборудования, но если организация выдает 50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это очень странно. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что организация просто дала эту сумму работнику взаймы, и организация будет признана виновной в недоплате налога на доходы физических лиц.

При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них, и не в коем случае не наоборот.

Варианты учета командировочных расходов.

Иногда организации делают такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например, книгу о бухгалтерском учете), отчитывается в том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь организация ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом родная организация приобретает у своего сотрудника эти самые материальные ценности. Но такая сделка- это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица, принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потрачены.
Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы организации. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о котором я уже упоминал выше. Во-вторых, это может быть приказ руководителя на разовую выдачу денег. В третьих, это может быть его резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя.

НА ЗАМЕТКУ! Следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.

Теперь немного слов о доверенности и о том, какие полномочия она дает получившему ее лицу.
Доверенность — документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.
Если организация выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других организаций — он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты организацией, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия я покажу в таблице бухгалтерских проводок (см. ниже).
Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою родную компанию в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.
В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна . Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).
После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому организация ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходиться объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им в бухгалтерию. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже — на расчетный счет). Если организация должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?

Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается.

Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.
Разберем ситуацию на примере. Организация приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и затем передает их командированному. В этом случае будет следующая последовательность бухгалтерских операций:

1. Организация оплачивает билеты.
   Дт 60 Кт 51 23 600 руб.
2. Билеты поступают в организацию.
   Дт 50-3 Кт 60 20 000 руб.
   Дт 19 Кт 60 3 600 руб. На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.
3. Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.
   Дт 71 Кт 50-3 20 000 руб.

Подотчетное лицо - доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние).

Подотчетные лица -- это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов, либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.

Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации.

Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники организации, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у организации нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников - трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

Подотчетные лица - работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо - это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации.

Discovered

Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

2018-08-1515.08.2018 13:19

Согласно изменению, принятому 19 августа 2017 года можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс.

Service Temporarily Unavailable

рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
На основании ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в отношении доходов физических лиц в соответствии с главой «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Но, денежные средства, выданные физическим лицам под отчет, под данное понятие не подпадают. Числящаяся за сотрудником дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчет суммы, поэтому рассматривать такую задолженность в составе доходов работника нельзя. Иначе это означало бы изменение юридической квалификации отношений между организацией и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд.
Статья 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае. Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не предоставил авансовый отчет в положенный срок, а образуют задолженность физического лица перед организацией. Кроме того, они не являются его доходом и не признаются в качестве объекта обложения НДФЛ (определение ВАС РФ от 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 № КА-А40/2469-10 по делу № А40-25540/09-115-130, от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 по делу № А40-125078/09-126-900, ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2009 № А56-16804/2008).
Не поддерживают суды и возможность квалификации подотчетных сумм, по которым отчеты не представлены в установленные сроки, в качестве беспроцентных займов (определение ВАС РФ от 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/669-10 по делу № А40-46422/09-112-282, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009). Выданные под отчет денежные средства, по которым работником не представлен своевременно авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед работодателем (п. 213 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Погашение указанной задолженности может производиться, в частности, путем удержания из заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (письма Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1144-ТЗ, от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Что касается второго вопроса, что работник отчитался раньше срока и просит новую сумму в подотчет, то вы, конечно, можете ее выдать, ведь он же для предприятия что-то приобретает…

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.

Подотчетное лицо

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

• Первый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня, прежде всего, относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О публичном акционерном обществе », «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст. 48) его признаки и виды: коммерческие и некоммерческие, дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций. Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует, знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом, ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности.

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике.

Подотчетные лица в бухучете

Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

• Второй уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации». Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации. Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

1. расходы по обычным видам деятельности;

2. прочие расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.

• Третий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др., в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:

— порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

— План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы

• Четвертый уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания которых невозможны достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности. К таким признакам следует отнести:

способы погашения стоимости амортизируемого имущества по правилам бухгалтерского и налогового учёта;

порядок оценки производственных запасов, товаров, незавершённого производства и готовой продукции;

виды создаваемых резервов и сроки списания расходов будущих периодов;

порядок использования чистой прибыли;

другие вопросы, которые собственники, руководители и менеджеры организации сочтут существенными.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом в сумме 60 тысяч рублей (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1.Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2.Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

• приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51: