Учет и списание гсм в бухгалтерии. Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ

Авансовый отчет водителя закрыт 14 апреля, но в него вошли чеки ГСМ, выданные в марте. Организация применяет общий режим налогообложения. Как списывается сумма ГСМ за март в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В бухгалтерском и налоговом учете расходы по содержание служебного автотранспорта (в частности расходы на приобретение ГСМ) признаются на дату утверждения авансового отчета.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Правила выдачи подотчетных сумм и представления отчета по их использованию установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают, в частности, наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, определяется руководителем организации и утверждается соответствующим приказом. В данном приказе указываются также сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. При отсутствии такого приказа подотчетное лицо обязано отчитаться в течение одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

Для расчетов с подотчетными лицами используется первичный документ - (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Выданная под отчет сумма не признается расходом организации и отражается в бухгалтерском учете по дебету счета "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета "Касса" (п. 2 ПБУ 10/99; Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Приобретенные горюче-смазочные материалы учитываются в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2, п. 5, п. 6 ПБУ 5/01). В бухгалтерском учете приобретенные ГСМ отражаются по дебету счета "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо", в корреспонденции с кредитом счета на основании утвержденного руководителем организации представленного работником авансового отчета (Инструкция по применению Плана счетов).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета , кредиту счета .
Согласно п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 расходы, связанные с оплатой ГСМ, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются при наличии условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.

Определение суммы расходов по ГСМ в бухгалтерском учете производится на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией. В бухгалтерском учете сумма расхода отражается по дебету счетов учета затрат 20 (25, 26, или 44) в корреспонденции с кредитом счета , субсчет 10-3 .

Таким образом, полагаем, в рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете списание ГСМ по путевому листу за вторую половину марта отражается на дату утверждения авансового отчета (п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (в зависимости от назначения используемого транспорта (письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1, письма УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 20-12/121663, от 14.11.2006 N 20-12/100253). Конкретный порядок учета рассматриваемых расходов следует закрепить в учетной политике для целей налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Основным документом, на основании которого определяется расход и списание горюче-смазочных материалов, является , типовая форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями. При этом приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 установлено, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Кроме того, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции (письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Обратите внимание, что, по мнению Минфина России, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля все налогоплательщики должны учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. А в отношении автомобилей, для которых такие нормы данным документом не утверждены, рекомендуется руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6).

Однако существует и противоположная точка зрения.

Так, согласно письму УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 для целей налогообложения прибыли принимаются затраты организации на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение, а также расходы на его обслуживание и ремонт.

ВАС РФ в определении от 14.08.2008 N 9586/08 отметил, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, соответственно, фактически произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, расходы в виде стоимости израсходованного бензина учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании путевых листов.

Для организаций, применяющих метод начисления, моментом признания расходов на содержание служебного автотранспорта в целях налогообложения прибыли является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Следовательно, в целях налогообложения прибыли в рассматриваемом случае расходы на ГСМ за вторую половину марта на основании представленного путевого листа будут признаны на момент утверждения авансового отчета, то есть в апреле 2010 года.

Однако во избежание возможных налоговых рисков и претензий со стороны контролирующих органов при проверке рекомендуем организации обеспечить эффективность системы внутреннего контроля за своевременностью предоставления подотчетными лица авансовых отчетов (например, на конец каждого отчетного периода).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бойко Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

51. В сельскохозяйственных организациях бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов должен обеспечить:

правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску ГСМ, топливных карт и талонов на ГСМ;

получение полных и достоверных данных о движении и остатках ГСМ на нефтескладах (кладовых) и местах заправки как в натуральном, так и в денежном выражении;

контроль за сохранностью ГСМ и талонов на ГСМ в местах хранения и на всех этапах их движения;

составление правильных и достоверных отчетов о движении и остатках ГСМ в местах хранения и заправки;

систематический контроль за использованием ГСМ и соблюдением норм их расхода;

контроль за сбором и сохранностью отработанных нефтепродуктов.

52. В целях получения достоверных данных о поступлении, расходе и остатках ГСМ руководитель организации и главный бухгалтер обязаны обеспечить надлежащий учет приобретения, приемки, хранения, выдачи и расходования всех видов указанных материалов независимо от способа расчетов с поставщиками.

53. Все ГСМ, поступившие в организацию (в т.ч. приобретенные водителями за наличный расчет), до 1-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, должны быть полностью оприходованы и отражены в бухгалтерском учете.

54. Бухгалтерский учет ГСМ в сельскохозяйственных организациях ведется на балансовом счете 10 "Материалы", субсчет 4 "Топливо". На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают наличие и движение горючего, смазочных материалов, газообразного топлива, других видов ГСМ, приобретенных или заготовленных для технологических нужд, эксплуатации сельскохозяйственных машин и транспортных средств, а также для выработки энергии либо для отопления зданий.

На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают и отработанные масла, другие нефтепродукты, слитые из двигателей, трансмиссии и других узлов тракторов, автомобилей и других машин, а также использованные в ремонтной мастерской на промывку запасных частей, узлов и агрегатов. При использовании ГСМ, полученных по талонам, учет их ведут также на субсчете 10-4.

Организация определяет самостоятельно систему аналитического учета в зависимости от конкретной производственной ситуации. Иерархию субсчета "Топливо" можно построить одним из следующих способов:

К балансовому счету 10-4 можно открывать аналитические группировки или субсчета второго уровня:

10-4-1 "ГСМ на складах" (внутри аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения);

10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" (внутри аналитический учет по видам);

10-4-5 "Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, газ по талонам" (аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения).

Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.

Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10-4 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.

ГСМ, как и другие материальные ресурсы, отражаются в учете по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость - это покупная стоимость (без учета НДС) и фактические затраты на приобретение и заготовление ГСМ.

В соответствии с ПБУ 5/01 к ним относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ГСМ;

Таможенные пошлины и иные платежи;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением ГСМ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены ГСМ;

Затраты по заготовке и доставке ГСМ до места их использования, в том числе:

расходы по страхованию груза при доставке ГСМ;

транспортные расходы по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором;

затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков ГСМ (коммерческий кредит) и т.п. затраты;

затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования ГСМ на складах организации;

общехозяйственные и иные аналогичные расходы, если они непосредственно связаны с приобретением ГСМ;

затраты по доведению ГСМ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включая затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных ГСМ.

Себестоимость приобретенного топлива и смазочных материалов организация может формировать в учете одним из двух способов:

1) сразу на счете 10 "Материалы";

2) по учетным ценам с применением счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Списание фактической себестоимости ГСМ на затраты, непосредственно связанные с производством продукции, производится одним из методов, отражаемых в учетной политике организации (по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО); по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)) в общеустановленном порядке по аналогии с другими материально-производственными запасами.

КонсультантПлюс: примечание.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-97), утв. Минтрансом РФ 29.04.1997, утратили силу с 1 января 2002 года в связи с истечением срока действия. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.

Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.

В документе Р3112194-0366-97 приведены базовые нормы расхода топлива для автомобильного подвижного состава, нормы расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается увеличение нормативного расхода топлива до одного процента от общего его количества, потребляемого автотранспортным цехом.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации);

2) норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

Для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;

Для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа;

Для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических;

Для газодизельных автомобилей - в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Списание ГСМ на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "ГСМ в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей").

Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет и подтвержденное документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 20 "Основное производство" или счета 23, 25, 26, 29 в зависимости от назначения израсходованного топлива.

Расчеты с подотчетными лицами - водителями по суммам денежных средств (банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ, отражаются в бухгалтерском учете по общепринятому порядку.

Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 и другие по назначению.

Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.

Основанием для списания бензина, дизельного и газового топлива на затраты производства являются данные путевых (учетных) листов и других документов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Накопительные ведомости принимают после сверки записей в них с данными путевых (учетных) листов.

Учет ГСМ, предназначенных для продажи за наличный расчет гражданам, осуществляют на аналитическом счете "Нефтепродукты для продажи". Синтетический и аналитический учет реализации нефтепродуктов по видам за наличный расчет ведут отдельно от нефтепродуктов, используемых для нужд производства.

55. На субсчете второго уровня 10-4-1 "ГСМ на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных) на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.

Основанием для записей по дебету 10-4-1 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально ответственными лицами. По кредиту 10-4-1 производится списание ГСМ с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных.

При этом дебетуются:

субсчета 10-4-1 "ГСМ на складах" и 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

56. На субсчете 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" учитываются талоны и топливные карты на бензин, дизельное, газовое топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

При приобретении ГСМ по талонам, топливным картам в безналичном порядке заключается договор купли-продажи со специализированной организацией, осуществляющей продажу талонов, топливных карт на нефтепродукты. По условиям договора продавец обязуется передать в собственность покупателя нефтепродукты, а покупатель - принять и уплатить за них определенную договором сумму. Количество и цену нефтепродуктов целесообразнее устанавливать не в самом договоре, а в приложениях или дополнительных соглашениях. Это связано с частыми изменениями цен на нефтепродукты. Оплата ГСМ производится авансом по безналичному расчету, что отражается бухгалтерской записью:

Дебет 60, субсчет "Авансы выданные" - Кредит 51 "Расчетные счета".

После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не установлена. Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Аналитический учет по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется на основании книги учета талонов на горюче-смазочные материалы, ведомости выдачи талонов на горюче-смазочные материалы и путевых листов. Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо. Движение талонов материально ответственным лицом регистрируется в специальной "Книге учета движения талонов на горюче-смазочные материалы" (по форме согласно приложению N 9) в количественном выражении по маркам и купюрам.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ.

Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с приложенными к нему приходными и расходными документами. Талоны выдаются водителям по Ведомости учета выдачи талонов на горюче-смазочные материалы (приложение N 1) . Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Ежемесячно организация-покупатель и организация-продавец ГСМ составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счет-фактуру с выделением НДС.

По полученному акту (отчету) бухгалтерия делает записи:

Дебет субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - на стоимость талонов, топливных карт, полученных от АЗС и других нефтесбытовых структур и сданных на хранение материально ответственному лицу. Выданные талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет заправщикам по аналитическим счетам субсчета 10-4-2;

Дебет 19-3 - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - отражен НДС, предъявленный продавцом в счете-фактуре;

Дебет 68 - Кредит 19-3 - уплаченный НДС принят к налоговому вычету;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - Кредит 60 субсчет "Авансы выданные" - зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных средств;

Дебет субсчета 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - Кредит субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - отражено поступление ГСМ в баки транспортных средств, и стоимость нефтепродуктов по талонам списывается с подотчета заправщиков на основании представляемых ими отчетов о движении нефтепродуктов (приложение N 5) ;

Кредит 006 - списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных водителями.

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет Отчет о движении талонов на горюче-смазочные материалы (по форме согласно приложению N 10) и представляет его в бухгалтерию в установленные руководством организации сроки.

57. На субсчете 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" учитывается бензин и дизельное (газовое) топливо, полученное водителями:

Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива рассчитывается стоимость указанных остатков топлива.

Стоимость остатков топлива в баках и талонов у водителей должна быть отнесена на уменьшение расходов основного, вспомогательного и т.п. производств, так как в дебет соответствующих счетов была записана вся стоимость топлива, приобретенного водителями и отпущенного со склада (без учета топлива, оставшегося в баках). Для этого делается запись: дебет субсчета 10-4 "Топливо" кредит счета 20 "Основное производство" и др. - на сумму стоимости остатков топлива в баках автомобилей и талонов у водителей, занятых на основном производстве. Аналогичные изменения производятся по другим счетам затрат на производство, на которые списывалось топливо.

КонсультантПлюс: примечание.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

57. Бухгалтерский учет бензина, газового и дизельного топлива на субсчете 10-4-3 ведется по организации в целом или с подразделением по отделениям, бригадам и т.д. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного (газового) топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости.

Остаток топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете 10-4-3, должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках и по талонам на топливо у водителей. Данные о наличии топлива в баках и талонах у водителей ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается с субсчета 10-4-3 в дебет счетов: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и других счетов, по принадлежности, - в зависимости от направления расходования топлива.

Основанием для списания бензина и дизельного (газового) топлива на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

58. На субсчете 10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" отражают отработанные нефтепродукты. Собранные и принятые на нефтесклад отработанные нефтепродукты приходуют с кредита счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26 и др.) по ценам возможного использования (продажи). По этим же ценам отражают и расход отработанных нефтепродуктов на внутрихозяйственные нужды.

59. Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, используемое на производственные и бытовые нужды, находящееся на складах и отдельно в местах его потребления (кроме жилых домов), а также газ по талонам учитывают на субсчете 10-4-5.

60. Вознаграждения, выплачиваемые за экономию бензина и дизельного (газового) топлива, относятся на счета по учету затрат производства: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и другие по принадлежности.

В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, для его личных нужд, списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением стоимости бензина или с прибавлением стоимости бензина к налогооблагаемому доходу водителя.

Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в организации. Исчисление сумм удержаний за перерасход или сумм премирования за экономию топлива должно производиться в соответствии с учетными данными о расходе топлива фактически и по нормам, действующим в сельскохозяйственной организации.

61. Сельскохозяйственные организации обязаны проводить инвентаризацию ГСМ (в том числе в баках транспортных средств, машин, механизмов) и талонов на ГСМ, а также текущие проверки и иные процедуры (включая сверку учетных данных, ведение учетных регистров и раскрытие учетной информации) в общеустановленном порядке, изложенном в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 г. N 26.

Списание ГСМ среди всех операций, связанных с их учетом, является наиболее значимой. Однако нужно не только правильно списать топливо, но и без ошибок его оприходовать. А этот процесс для ГСМ тоже имеет ряд нюансов. Рассмотрим процедуру учета этих товарно-материальных ценностей.

Особенности ГСМ, влияющие на их учет

По своей сути ГСМ (горюче-смазочные материалы) являются одной из разновидностей товарно-материальных ценностей, которые используются в качестве расходных материалов и обеспечивают работу оборудования и автотранспорта, находящихся в распоряжении юрлица. Как и любой иной материал, ГСМ приходуется при его поступлении и списывается при расходе. Для учета его движения Планом счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 3 счета 10 (10.3).

Однако порядок учета и списания ГСМ имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой приобретения и расходования этого материала:

• Топливо достаточно редко закупается заранее с последующим хранением на территории покупателя и отпуском из этого хранения по мере необходимости. Существенно более распространенной является ситуация, когда заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, принадлежащих иному владельцу, путем налива в бак уже вышедшего на маршрут соответствующего транспортного средства некоторого количества горючего.
• В момент заправки в баке, как правило, присутствует остаток неиспользованного топлива, и на момент подведения итогов по расходу топлива за период аналогичный остаток тоже имеет место.
• Покупка-продажа авто и взятие-возврат при аренде обычно осуществляются с присутствием в его баке горючего.

Кроме того, на то, как списать ГСМ в налоговом учете, влияет требование об обоснованности таких расходов. Оно, невзирая на отсутствие в НК РФ положения о нормировании объемов списываемого горючего, фактически приводит к ограничению этих объемов, поскольку обоснованность в реальности достигается введением норм расхода. В то же время списание в бухучете ничем не ограничено. Поэтому наличие перерасхода ГСМ будет приводить к разницам между бухгалтерским и налоговым учетами.

Покупка топлива за наличку и по топливным картам

Оплата за приобретаемые ГСМ может осуществляться как в момент покупки (наличными по кассовому чеку), так и путем предоплаты. Предоплата обычно безналичная, а следствием ее является либо доставка оплаченного количества топлива на территорию покупателя с обычным комплектом сопроводительных документов (накладная и счет-фактура), либо отпуск предоплаченного объема по частям с применением для этой цели топливных карт.

Топливная карта, переданная водителю, дает ему возможность осуществлять заправку в пределах относящегося к этой карте объема горючего на заправочных станциях поставщика, выдавшего эту карту. Однако ни поступление, ни списание ГСМ по самим топливным картам не делается. Они лишь служат для накопления информации об объеме, фактически отпущенном за период из предварительно оплаченного. По завершении месяца сведения о выданных по всем картам объемах поставщик сводит в единый документ (отчет об осуществленных операциях) и формирует на основании него акт об объемах и стоимости выданного топлива и счет-фактуру.

В проводках это выразится так:

• Дт 10.3 Кт 71 — покупка оплачена наличными;
• Дт 60 Кт 51 — с расчетного счета сделана предоплата поставщику;
• Дт 10.3 Кт 60 — оприходовано топливо по его стоимости без НДС;
• Дт 19 Кт 60 — учтен НДС, относящийся к полученному топливу.

Удобство применения топливных карт заключается в том, что нет необходимости в выдаче водителю наличных денег, составлении им авансового отчета и сохранении до оформления этого документа кассового чека.

Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки

Прежде чем списывать ГСМ с учета (неважно какого, бухгалтерского или налогового), нужно определиться с тем, какое их количество оказалось фактически израсходованным. Для этого по каждому авто осуществляется расчет, в котором остаток топлива, имеющийся в баке на начало периода, суммируется с общим объемом поступлений в этот бак за период и из него вычитается остаток топлива, присутствующий в баке на конец периода. В бухучете всю получившуюся сумму можно списать в расход.

При включении ГСМ в расходы для целей налогового учета должно выполняться требование обоснованности их объемов (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Как же можно обосновать расход? Сравнив его с нормативным, т. е. тем, который должен иметь место при выполнении определенной работы в определенных условиях.

Нормативный расход применительно к реально имевшему место применению автотранспорта является величиной расчетной, зависящей от фактически выполненного объема работы, применяемых норм расхода топлива и поправочных коэффициентов, отражающих особенности условий проведения работы. Нормы могут быть разработаны самостоятельно, но чаще всего для таких расчетов применяют нормативы, утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Ориентироваться на нормативный расход имеет смысл не только для целей налогового учета, но и для осуществления контроля того, как горючее расходует водитель. Отклонения в ту или иную сторону от норматива неизбежны, но они не должны превышать разумных величин. При существенных же отклонениях либо должны иметь убедительные объяснения, либо водитель должен нести ответственность за перерасход.

Как же правильно списывать ГСМ в бухгалтерском учете? Расход, несущественно отклоняющийся от нормативного, относится в затраты:

Дт (20, 23, 25, 26, 44) Кт 10.3.

Конкретный счет затрат при этом выбирается в зависимости от того, для выполнения каких именно задач предназначается то или иное авто и по какой схеме организуется учет в организации.

Не знаете свои права?

Сюда же можно отнести обоснованный перерасход. Если же доказано, что перерасход, допущенный водителем, совершен им в своих интересах, то ему может быть предъявлено требование о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю:

Дт 73.2 Кт 10.3.

Если юрлицо не применяет ПБУ 18/02, при котором в налоговом учете на счетах учета затрат собираются расходы как принимаемые, так и не принимаемые для налогообложения, то ему удобнее на счета затрат в бухучете относить только те расходы, которые будут учтены при налогообложении, а непринимаемые (в части ГСМ это будут сверхнормативные расходы) собирать на счете 91:

Дт 91 Кт 10.3.

Нормы списания — учитываем зимний период и другие условия работы

Наступление зимнего периода для списания ГСМ, так же как и наличие ряда других факторов, выражается в применении к норме, используемой при осуществлении расчета по нормативу, повышающего коэффициента.

Для большинства районов РФ зимний период соответствует месяцам с ноября по март. А вот величина надбавки оказывается разной (от 5% до 20%). Конкретные ее значения в разбивке по регионам приведены в Приложении № 2 к распоряжению Минтранса АМ-23-р.

Кроме того, к повышению нормы приводит, например, работа:

• в крупных населенных пунктах;
• в горах;
• с буксировкой и перегонами;
• с действующим дополнительным оборудованием.

Влияют на повышение нормы списания также возраст и пробег авто. Все применяемые надбавки можно суммировать.

Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже

А каким будет учет того топлива, с которым авто покупается, продается либо берется в аренду и возвращается из нее? Самым безопасным вариантом принятия его к учету будет оформление покупки у продавца (арендодателя) при приобретении (получении в аренду) транспортного средства. Оформится это проводкой (с выделением НДС, если в этом будет необходимость):

Дт 10.3 Кт 60.

Когда покупка по каким-то причинам оказывается невозможной, горючее придется учитывать как безвозмездно полученное:

Дт 10.3 Кт 91.

При продаже авто или возврате его из аренды выбытие топлива также лучше оформить через продажу. В этом случае списание ГСМ в проводках выразится так:

Дт 90 (91) Кт 10.3.

То есть его стоимость сформирует себестоимость продажи.

ГСМ — это разновидность материальных ценностей, обладающая рядом присущих ей особенностей в части фактического оборота. Это обусловливает некоторые характерные черты их учета. Оплачивают их обычно предварительно (по безналу) либо в момент покупки (наличными). Оприходование топлива осуществляется по мере поступления документов от поставщиков.

А вот решений в части того, как списать ГСМ в бухучете, может быть несколько. Все здесь определяется кругом задач, решаемых работой конкретного авто, и применяемой схемой учета связанных с ним расходов. Чаще всего стоимость топлива в бухучете включается в затраты. В отличие от налогового учета (в котором списываемые объемы фактически оказываются нормируемыми) в бухучете будет учтен весь израсходованный объем ГСМ, если не выявится, что возникший перерасход создан водителем в своих интересах.

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

за наличный расчет

34. Горюче-смазочные материалы, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения за наличный расчет, приобретаются водителями за счет полученных под отчет наличных денежных средств (талонов, чеков, купонов и т.п.).

35. Водитель, как правило, самостоятельно определяет АЗС, на которых осуществляет приобретение топлива и смазочных материалов исходя из условий выполнения маршрутного (производственного) задания.

При необходимости водителю в составе производственного задания могут быть указаны пункты (АЗС) заправки. Это следует производить при работе на маршрутах в междугороднем, или межобластном сообщении, если с определенными АЗС имеется соглашение о заправке автомобилей организации на условиях безналичной или иной оплаты. Пункты заправки/адрес местонахождения, примерная схема проезда, режим работы, телефон и пр./сообщаются диспетчером устно или указываются в путевом листе либо на отдельном листке.

36. Сумму наличных денежных средств для приобретения моторного топлива, которая подлежит выдаче водителям под отчет, рекомендуется устанавливать равной по величине стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания (с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении и т.п.).

Стоимость средненедельного расхода топлива определяется по каждому автомобилю или по группе автомобилей одной модели, модификации), выполняющих перевозки по сходным маршрутам, исходя из:

Среднесуточного пробега подвижного состава, планового объема транспортной работы, продолжительности работы спецоборудования и других показателей производственного задания;

Утвержденных в организации линейных норм расхода топлива на пробег и транспортную работу, дополнительных норм расхода на работу спецоборудования, установленного на автомобиле (прицепе). Могут применяться также маршрутные нормы расхода топлива или укрупненные нормы расхода топлива на единицу транспортной работы (тонно-километр, поездка с грузом, доставка партии груза и пр.);

Действующих цен на топливо в данной местности или в территориях маршрута следования;

Количества рабочих дней в неделе согласно принятому в организации положении.

Приобретение водителем смазочных материалов на АЗС за наличный расчет производится по письменному разрешению должностного лица, отвечающего за эксплуатацию подвижного состава (или техническое обслуживание и ремонт). В разрешении указывается марка смазочных материалов и их количество для приобретения. Бухгалтерия организации определяет стоимость смазочных материалов и включает в платежную ведомость соответствующую сумму денежных средств для выдачи под отчет водителю.

37. Организация устанавливает график выдачи денежных средств на приобретение топлива и смазочных материалов под отчет водителям. Выдача денежных средств под отчет производится накануне каждого рейса. На каждый рабочий день недели бухгалтерией оформляется платежная ведомость на выдачу денежных средств под отчет для соответствующей группы водителей по графику. В указанную платежную ведомость вносятся также суммы под отчет водителям, убывающим в ближайшие сутки в междугородние рейсы.

Платежная ведомость подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

38. Водители при приобретении горюче-смазочных материалов на АЗС обязаны получить кассовый чек, в котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, количество отпущенного и общая стоимость. В случаях, когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить при приобретении топлива или смазочных материалов иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск указанных материалов.

39. По каждому водителю ведется учет выданных ему под отчет денежных средств. Для этого используется Карточка учета приобретения горюче-смазочных материалов водителем (по форме согласно приложению N).

В указанную карточку заносятся данные о выдаче под отчет водителю денежных средств (по видам: наличные деньги, талоны, чеки и т.п.), данные о фактическом приобретении топлива и смазочных материалов, подтвержденные документально, текущий остаток подотчетной суммы у водителя. Данные о выдаче подотчетных сумм и приобретении горюче-смазочных материалов заносятся по мере возникновения, а остатки подотчетных сумм рассчитываются еженедельно согласованно с графиком выдачи денежных средств по водителей, с тем чтобы своевременно осуществлять корректировку сумм последующих выдач под отчет денежных средств.

По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.

При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила.

Руководитель организации издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на приобретение. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой техники, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать следующие данные:

Наименование организации-продавца (АЗС);

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

Номер кассового аппарата;

Номер и дату выдачи чека;

Стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

Марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должно выдать товарный чек.

Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ материалов расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.

Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов (типовая форма N М-17). В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания указанных материалов, которая утверждается приказом руководителя организации в рамках ее учетной политики.