Заполнить рко на сдачу денег в банк. Как сдать деньги в банк по объявлению на взнос наличными
Предприятие сдает наличность (выручку) из кассы в банк самостоятельно (с помощью кассира). Как в этом случае правильно заполнить РКО? Нужно ли в реквизитах, касающихся получателя («Одержав», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)»), указывать фамилию и паспортные данные кассира, а в строке «Підпис одержувача» кассиру ставить свою подпись?
(г. Полтава)
Выдачу наличности из кассы для ее сдачи в банк оформляют расходным кассовым ордером (РКО) с отражением такой кассовой операции в кассовой книге (п. 3.7 Положения № 637 ). И в этом случае заполнению РКО сопутствуют свои особенности:
В строке «Видати » РКО обычно указывают получателя денежных средств. Но в данном случае это будет банк. Поэтому вместо фамилии, имени и отчества получателя здесь нужно указать, что денежные средства передаются банку - например, записью: «ПАО (наименование банка)», «банку по квитанции», «на текущий счет № ___ в банк (наименование банка)», «сдана наличность в банк» и т. п.
Учтите также, что ни в реквизите «Видати», ни дальше в реквизитах «Одержав», «Підпис одержувача» не может приводиться, например, фамилия, имя, отчество кассира, сдающего деньги в банк, поскольку деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (внесения на текущий счет). Так что фамилию, имя, отчество и паспортные данные кассира, сдающего наличность в банк, в РКО указывать не нужно (кассир в конце РКО только поставит свою подпись);
В строке «Підстава » указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия - т. е. в данном случае, например: «выручка», «выручка от реализации продукции» и т. п. После чего сумму наличности (выручки) в строке «Сума » РКО приводят прописью;
Строку «Додаток» (в которой обычно указывают документы, прилагаемые к РКО и служащие основанием для его оформления, - например, приказы, заявления, ведомости, расчеты и т. п., п. 3.4 Положения № 637 ) в данном случае не заполняют;
В строках «Керівник» и «Головний бухгалтер» руководитель и главный бухгалтер подписывают РКО (проставив свои подписи, фамилии и инициалы, п. 3.4 Положения № 637 );
Отдельного внимания заслуживает заключительная часть РКО, касающаяся получателя . Ее при сдаче в банк наличной выручки в РКО заполнять не нужно . Ведь это прямо установлено абзацем пятым п. 3.10 Положения № 637 . Он предусматривает, что в расходных кассовых ордерах , которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе сдачу наличности в банк), реквизит «Одержав» (в котором указывается сумма наличных) не заполняется . А из-за этого не заполняют и относящиеся к нему последующие строки: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)». Кстати, на то, что реквизит «Підпис одержувача» в «общих» РКО (составленных на общую сумму кассовых операций) может не заполняться, указывал и НБУ в письме от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 . А потому и санкции из п. 7.24 Положения № 637 (на которые в обычных случаях указывают налоговики, см. консультацию в подкатегории 109.21 БЗ) за РКО без подписи получателя тут не грозят.
И наконец, выдачу средств из кассы подтвердит кассир, проставив в РКО свою фамилию, инициалы, подпись.
Ну а теперь с учетом сказанного приведем пример заполнения РКО при сдаче в банк наличной выручки (см. образец).
И напоследок еще один момент. Не забывайте также, что документом, подтверждающим сдачу выручки в банк , в этом случае окажется квитанция к приходному документу банка на внесение наличности (квитанция к заявке на перевод наличности), заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Ее как подтверждающий документ также прилагают к РКО.
Людмила Солошенко, налоговый эксперт
В конце рабочего дня денежные средства, превысившие установленный лимит, из кассы организации сдаются в финансовое учреждение, в котором у предприятия открыт расчетный счет. Кроме этого, деньги могут быть сданы для оплаты товара, работы или услуг поставщикам, в качестве налоговых отчислений и платежей по кредитам и других текущих переводов. Для сдачи средств заполняется объявление на взнос наличными.
Сведения о бланке
Новый типовой формат документа был утвержден в 2014 году Указанием ЦБ РФ № 3352-У. Формат актуален и для 2018 года. Это первичный кассовый документ, исправления в котором не допускаются. Если лицо, заполнившее бумагу, допустило ошибку, следует оформить новый бланк.
Для заполнения используется форма 0402001. Допускается как ручное, так и электронное внесение информации. Делает это бухгалтер фирмы или другой уполномоченный на это служащий. Вносителем также может быть любой сотрудник, у которого имеется доверенность, выданная руководством. Обычно это кассир или бухгалтерский работник.
Допускается внесение части сведений с помощью штампов. К ним относятся:
- владелец счета;
- номер счета;
- наименование банка.
Для корректного формирования бумаги следует изучить образец заполнения бланка объявления на взнос наличными.
Как заполнить
Документ состоит из трех разделов: объявление, квитанция и расходный ордер. В поля бланка вносится следующая информация:
- номер и дата;
- наименование фирмы, сдающей денежную наличность в банк;
- название и реквизиты банка получателя, то есть адресата, которому будут направлены деньги;
- сумма – цифрами и прописью;
- источник взноса;
- виза вносителя.
Поле с указанием источника платежа иногда вызывает затруднение. Тут проставляется код платежа, которому соответствует характер перевода. Всего применяется 15 кодов, среди них самыми популярными являются:
- 02 – торговая выручка;
- 12 – налоги, сборы и прочие взносы;
- 14 – уплата кредитов и займов;
- 16 – вклады физических лиц;
- 32 – прочие поступления;
- 19 – перечисления на счет индивидуального предпринимателя.
Подпись ставит только тот, кто сдает деньги, визирование со стороны руководителя или главного бухгалтера не требуется. Возникает вопрос, как заполнить остальные три части? Ордер и квитанция содержат все те же поля, что и первый блок, поэтому заполняются одинаково.
Первая часть остается в банке, вторая отрезается и передается представителю юридического лица с банковской отметкой о приеме средств. Расходный ордер также остается у клиента, а он передает его в бухгалтерскую службу своего предприятия. Этот блок прикладывается к расходному кассовому ордеру, на основании которого была осуществлена выдача денег из кассы.
Пример заполнения объявления на взнос наличными также можно посмотреть в банковском отделении. Некоторые компании предлагают услуги по заполнению этой формы.
Вопросы организации и ведения кассовых операций являются актуальными для предпринимателей, осуществляющих расчеты наличными денежными средствами. Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (Указание от 19.06.2017 N 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Узнайте об основных изменениях в организации кассовых операций, повторите основные пункты оформления расходного кассового ордера и скачайте бесплатно расходно-кассовый ордер (бланк 2019 года).
Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Порядок является единым и обязательным для юрлиц.
Основные требования Банка РФ
Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.
Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.
ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.
Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У ).
Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.
Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать бесплатно вы сможете в конце статьи.
Порядок оформления операций
Выдача наличных под отчет |
|
Сдача наличной выручки в банк |
|
Выдача наличных на зарплату |
|
Прочие выдачи |
кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе) |
Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») форме № КО-2. Образец расходного кассового ордера скачать бесплатно можно в конце статьи.
РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.
Расходный кассовый ордер (пример заполнения)
Заполнение РКО
По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.
При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.
Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.
Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.
В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.
В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».
Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб.коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.
Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.
В строке «Выдать» заполняется ФИО получателя денег.
В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в Банке ПАО «Свет»)
В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).
В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).
После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).
Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств
Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.
Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер с помощью некоторых интернет-ресурсов или скачать расходно-кассовый ордер (образец заполнения 2019) в приложении к статье.
Как отразить в бухучете сдачу наличных денег из кассы предприятия в банк? Напишите корреспонденцию счетов. Как заполнить графы «Кому», «Основание» и «Приложение» расходного кассового ордера?
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
В строке «Кому», укажите Ф.И.О. генерального директора. В строке «Основание» пропишите «сдача денежной средств для зачисления на расчетный счет». В строке «Приложение» указывать ничего не нужно, т.к. по строке «Приложение» необходимо указать прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.).
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации «Системы Главбух »
Бухучет: сдача в банк выручки
При сдаче денег в банк в бухучете нужно сделать проводку:
Дебет 57 Кредит 50
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета , , ).
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления , составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя: о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет; о сроке, на который выдаются наличные деньги; его подпись; дата.
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Бембеева Марина,
эксперт «Системы Главбух»
Когда компания сдает деньги в банк для зачисления на расчетный счет через инкассаторов, то они, принимая наличные, не ставят свои подписи в расчетно-кассовом ордере (РКО). А если организация не пользуется услугами инкассаторских служб и наличные отвозит в банк один из ее работников? Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы? Должны ли там быть Ф.И.О., паспортные данные и подпись этого сотрудника? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному.Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими – нежелательно.
Способ 1. Неправильный и опасный: в РКО вообще нет упоминания о физлице, которое отвозит деньги
При таком способе строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название кредитной организации. В строке «Основание» пишут: «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».
Обычно бухгалтеры объясняют этот подход тем, что указывают в ордере проводку «Дебет 51 – Кредит 50». Она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть бухгалтеры считают, что деньги по такому ордеру выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная квитанция кредитной организации.
Данный способ неправильный, поскольку нарушаются следующие правила составления РКО и выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны Ф.И.О. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, а также должна стоять его подпись. Это требование не только п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение), но и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь данный ордер – это первичный документ.
Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописью (п. 4.3 Положения).
В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из кассы (п. 4.2 Положения, п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это значит, что реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в ордере не могут служить заменой подписи получателя. Ведь квитанция появляется позже – когда банк примет денежные средства.
Поясним, чем опасен описанный способ.
Если все деньги или их часть по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал (всякое бывает). В такой ситуации доказать обратное кассиру будет нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.
Злоупотребления также могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму большую, чем выдал работнику.
Этот способ безопасен только в одном случае – если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета по форме № КО-5.
Способ 2. Неправильный, но безвредный: работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет
По возвращении из кредитной организации работник составляет авансовый отчет (АО) и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть Ф.И.О. человека, от которого приняты деньги).
В РКО указывают проводку «Дебет 71 – Кредит 50», а на дату зачисления денег на счет делают запись «Дебет 51 – Кредит 71».
Бухгалтеры, которые применяют такой способ, используют следующие аргументы.
Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ – АО, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.
Однако данный подход – неверный. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы – то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги) (п. 4.1 Положения). А при сдаче наличных в банк деньги не расходуются. Они остаются у организации, просто меняя свое место нахождения с кассы на расчетный счет.
Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат самому сотруднику), неверный.
Вместе с тем способ безвредный. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег, как находящихся под отчетом, нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут именно с этим сотрудником.
Способ 3. Предпочтительный: в РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет
В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителя.
Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
1) Дебет 51 – Кредит 50. Запись допустима, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема – дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки – РКО и квитанция кредитной организации.
2) Если есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), то лучше делать проводку «Дебет 57 – Кредит 50». А когда деньги сданы в банк: «Дебет 51 – Кредит 57».
Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в расходном кассовом ордере при выдаче денег проводка «Дебет 51 – Кредит 50» окажется составленной на неверную сумму.
В заключение автор обращает внимание на то, как должен оформляться «расходник» на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя. Если он сам ведет кассовые операции и передает наличные в банк, то подойдет и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и бизнесменом, то есть использовать способ 3.
CТАТЬЯ Мартынюк Н.А., эксперта по налогообложению
«Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником»
«Главная книга» № 14 2013