Проверка материально-производственных запасов при проведении аудита. О созыве и проведении общего собрания членов некоммерческого партнерства «палата профессиональных бухгалтеров и ауди…

Часто встречаются ошибки, когда оприходование и списание материалов производится с нарушением установленных требований. Так, не оформляется должным образом на соответствующих унифицированных бланках материальный учет прихода и расхода (списания) материальных ценностей или же заполняются не все необходимые реквизиты этих форм.

Действующий порядок учета материальных запасов изложен в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 №119н. В соответствии с ним порядок приемки и оприходования, отпуска и списания материалов устанавливается руководством организации. При этом следует учитывать и то, что материальный учет (отличается от бухгалтерского учета) должен осуществляться соответствующим подразделением, а вовсе не бухгалтерией. При этом поступающие материалы должны оформляться, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма №М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а. При установлении несоответствия поступающих материалов ассортименту, количеству и качеству приемку осуществляет назначаемая приказом руководителя организации комиссия с оформлением Акта о приемке материалов. Состав комиссии должен быть установить приказом руководителя организации.

Отпуск материальных ценностей должен оформляться с использованием лимитно-заборных карт (типовая межотраслевая форма № М-8), накладных (формы №11 и №15) и карточек складского учета формы №М-17, а списание материалов может производиться на основании акта расходов (списания).

Рекомендуется разработать в организации положение по учету материально-производственных запасов, отражающее специфику производства организации и соответствующее указанным Методическим указаниям. В таком положении целесообразно установить порядок установления норм расхода материалов на производство, порядок списания отходов, цен на готовую продукцию, должностных лиц, ответственных за разработку норм и цен.

Проверьте наличие приказа об определении круга материально ответственных лиц, договоров о материальной ответственности и сверьте, соответствует ли метод учета списания ТМЦ, фактически применяемый в организации, утвержденной в учетной политике.

При формировании расходов, учитываемых при налогообложении, следует учитывать требования Налогового кодекса по документальному оформлению и экономической целесообразности произведенных расходов. Так, в утверждаемых нормах расхода материалов необходимо четко обосновывать объем технологических потерь сырья, материалов.

Убедитесь в правильности оприходования ТМЦ путем сверки итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета ТМЦ, с данными других регистров (по расчетам с поставщиками и подрядчиками, учредителями и т.д.) и с данными Главной книги.

Дебетовое сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должно отражать стоимость оплаченных материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со склада поставщика. Это сальдо в конце месяца перечисляется в дебет счета 10 «Материалы» без оприходования их на складах. В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся в текущем учете снова как дебиторская задолженность по счету 60, пока эти материалы не будут приняты и оприходованы. При учете материалов по учетным ценам необходимо убедиться, что на счете 16 «Отклонения в стоимости материалов» отражается разница между фактической стоимостью ТМЦ и учетной их стоимостью. Общий итог остатков в суммарном выражении по каждому счету сальдовой ведомости на конец месяца должен соответствовать остаткам на конец месяца, приведенным в ведомости учета ТМЦ. Сопоставление производится по каждому складу в отдельности на 1-е число проверяемого периода. Общие обороты выбытия ТМЦ за месяц по всем складам и остатки ТМЦ на конец месяца, приведенные в ведомости, сверьте с кредитовым оборотом и остатком по счету 10 «Материалы» в Главной книге. Если есть расхождения, необходимо выявить причину и исправить ошибку.

Завершающим этапом проверки использования ТМЦ является установление обоснованности отклонений в стоимости материалов на выпуск готовых изделий. По ведомости учета материальных ценностей, товаров, тары проверяется техника расчета отклонений, правильность подсчета среднего процента отклонений по направлениям, материалам, включая и остаток их на складе.

Самые частые ошибки в учете материальных ценностей

Неточности, которые возникают при учете ТМЦ, могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли. А значит, к штрафам. Рассмотрим самые частые ошибки в учете материальных ценностей.

При учете материалов и готовой продукции проскакивают ошибки, которые порой сильно искажают данные бухгалтерского и налогового учета. Эта статья поможет вам не допускать таких неточностей в будущем и исправить те, которые уже есть. Итак, рассмотрим ошибки в учете материальных ценностей.

Ошибки в учете материальных ценностей: нет первичных документов

У многих хозяйств нет необходимых первичных документов. Или же данные первички расходятся с регистрами бухгалтерского учета и материальными отчетами. В таком случае аудиторы отмечают нарушение требований пунктов 1 и 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. И рекомендуют провести инвентаризацию документов и запасов. А также оформить или восстановить недостающую первичку.

При этом помните: если в документе не заполнены обязательные реквизиты, то он не имеет юридической силы. То есть с его помощью вы не сможете подтвердить, что, например, списали материалы в производство.

А значит, при расчете налога на прибыль такие расходы принять нельзя. Кроме того, компания должна иметь только подлинники документов или их заверенные копии (письма УФНС России по г. Москве от 2 февраля 2009 г. № 08-19/008020, Минфина России от 11 июля 2008 г. № 03-03-06/2/77).

Ошибки в учете материальных ценностей: ГСМ списывают без путевых листов

Часто сельхозпредприятия списывают ГСМ на основании актов или заправочных ведомостей, а не путевых листов. Это неверно. Ведь именно путевые листы подтверждают фактическую работу автомобиля. Иначе получается, что вы списываете топливо заранее - не то, которое использовали, а то, которое находится в баках машин.

В путевых листах нужно заполнять каждый реквизит. А также четко прописывать маршрут водителя. Иначе налоговики могут предъявить претензии и снять расходы.

Ошибки в учете материальных ценностей: неправильно формируется стоимость ценностей

Иногда упускаются из виду положения пункта 6 ПБУ 5/01. То есть бухгалтер не включает в затраты на покупку материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы.

Например, сотрудник во время командировки приобрел для организации запчасти. Бухгалтер отнес затраты на командировку к общехозяйственным или к расходам на продажу. Это ошибка. В результате были искажены данные бухгалтерской отчетности, а возможно, и налоговой базы.

Ошибки в учете материальных ценностей: бухгалтер использует разные единицы измерения

Рекомендую внимательно относиться к единице измерения горюче-смазочных материалов, указанной в документах поставщиков. На практике бывает, что в товарных накладных проставлены одни единицы измерения ГСМ, а в приходных ордерах (форма М-4) - другие. Соответственно, не совпадает и стоимость единицы ценностей. А это уже может привести к неправильному списанию расходов при налогообложении.

Такая же ситуация складывается, когда компания покупает дизельное топливо в тоннах, а принимает к учету в литрах.

Данную ошибку легко исправить. Нужно к товарной накладной приложить документы от поставщика, подтверждающие другое количественное измерение товара. Есть иной вариант. Надо пересчитать единицы измерения. То есть те, которые указаны в документах поставщика, нужно перевести в единицы, принятые на вашем предприятии. Такой пересчет необходимо оформить актом.

Ошибки в учете материальных ценностей: неверный порядок списания ценностей

Довольно часто агропредприятия нанимают для ремонта техники специализированные мастерские. А чтобы сэкономить, хозяйства передают им свои материалы и запчасти.

В этом случае переданные ценности нужно отразить на счете 10 «Материалы» (субсчет «Материалы, переданные в переработку на сторону»). Списать их можно на основании акта. В нем надо указать, что ремонт выполнен из материалов заказчика. К акту необходимо приложить ресурсную ведомость с перечнем таких материалов. К сожалению, многие компании игнорируют это правило.

Сельхозорганизации также допускают такую ошибку. Данные в актах на списание удобрений часто не соответствуют тем, которые отражены в актах об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений (форма № 420-АПК).

Отмечу, что не всегда хозяйства списывают химикаты по нормам. Такие нормы должны быть утверждены приказом руководителя.

Кроме того, можно руководствоваться Государственным каталогом пестицидов и агрохимикатов, разрешенных на территории России. Имейте в виду, если для обработки полей вы нанимаете авиацию, то нормы расхода будут совсем другими. Например, при наземном опрыскивании средством «Каратэ Зеон» его уходит 200-400 л/га, а при авиационном - 25-50 л/га.

Ошибки в учете материальных ценностей: материалы списываются позже, чем положено

Часто встречается ситуация, когда организация включает в расходы стоимость давно приобретенных материалов.

Рассмотрим на примере, о чем идет речь.

Пример

Хозяйство купило бетон для строительства теплицы в июле 2016 года. А списан в расходы он лишь в октябре. Вот что было отражено в регистрах бухучета (см. таблице).

Однако время застывания бетона - два часа. На момент его списания в состав капитальных затрат он превратился в застывший массив, не пригодный к использованию. При налоговой проверке такая ситуация может стать причиной претензий контролеров. Они могут снять данные расходы.

Ошибки в учете материальных ценностей: н е отражается стоимость или количество готовой продукции

Расходы, связанные с производством продукции растениеводства, собирают на счете 20 «Основное производство». Оприходование продукции с поля отражают записью:

ДЕБЕТ 43 КРЕДИТ 20.

При этом довольно часто проскакивает такая ошибка: в регистрах учета указывается или стоимость готовой продукции, или ее количество. То есть нарушаются требования пункта 4 статьи 10 закона о бухгалтерском учете. Ведь к обязательным реквизитам бухгалтерского регистра относят, в частности, стоимость объектов с указанием единицы измерения. Поэтому в таких случаях компании приходится восстанавливать учет готовой продукции.

Ошибки в учете материальных ценностей: учет операций не соответствует условиям договоров

Записи в бухучете надо делать после анализа условий договоров. Потому что очень часто отражение хозяйственных операций не соответствует условиям заключенных соглашений. В частности, это касается условия о переходе права собственности. Часть договоров содержит условие о переходе права собственности на товар по факту оплаты. Это означает, что в учете предприятия имеются операции с особым порядком перехода права собственности.

Пример

ООО «Колос» продает КФХ семена подсолнечника на сумму 72 432 руб. В договоре прописано, что право собственности на товар переходит к покупателю только после полной оплаты.

ООО «Колос» допустило ошибку, отразив реализацию в феврале. Ведь плата за товар поступила в марте, соответственно именно в марте право собственности на товар перешло к покупателю.

Другая ошибка, связанная с переходом права собственности на ТМЦ, возникает в результате нарушения временной определенности. Я имею в виду ситуацию, когда хозяйство заранее оформляет отгрузочные документы. В результате дата отгрузки у продавца и покупателя не совпадает. А это нарушает нормы закона о бухгалтерском учете, который требует составлять документы в момент проведения операции.

С.П. Адеева,

генеральный директор ООО «Аудиторская фирма “Паритет”»

Цель аудиторской проверки материально-производственных за-пасов (МПЗ) — формирование обоснованного мнения о до-стоверности и полноте информации по выделенному сегменту, от-ражающему состояние материально-производственных запасов, и соответствии применяемой методологии их учета нормативным и законодательным актам. Для достижения поставленной цели ауди-тор должен определить основные направления проверки, чтобы с достаточной глубиной выполнить аудиторские процедуры, позво-ляющие ему высказать мнение о достоверности аудируемого пока-зателя в отчетности.

К наиболее существенным вопросам следует отнести: . состав материально-производственных запасов и условия их хранения;

• периодичность инвентаризаций , качество их проведения;
• правильность оценки МПЗ и связанных с ними обязательств ;
• порядок отражения в учете операций по поступлению, использова-нию МПЗ в производственном процессе и реализации;
• соответствие отраженных на счетах операций выполненным действиям с МПЗ.

Раскрытие информации в рамках поставленных вопросов опи-рается на соответствующие источники, с помощью которых ауди-тор может получить ответ о предмете проверки.

Источники информации по данному объекту проверки включают:

• нормативные документы по движению материальных ценностей, в том числе поступление, хранение и отпуск;
• приказ по учетной политике;
• первичные документы по оформлению операций с МПЗ;
• бухгалтерские регистры синтетического и аналитического учета МПЗ;
• финансовая (бухгалтерская) отчетность организации;
• налоговые расчеты.

Подбирая информационную базу, аудитор должен установить, насколько многочисленны операции с МПЗ для данного предпри-ятия. Если объем таких операций значителен, то аудитору необхо-димо детально исследовать все аспекты, связанные с их движением.

Наиболее полно информация о методических аспектах учета МПЗ содержится в приказе об учетной политике, а именно:

• установление границы между основными средствами и мате-риальными ценностями;
• порядок учета приобретения (заготовления) МПЗ;
• методы оценки МПЗ по их видам при списании.

Методы проверки МПЗ включают различные способы и приемы фактического и документального контроля , аналитические проце-дуры. При аудите данного объекта можно выделить следующие на-правления.

1. Проведение обследования складского хозяйства и состояния складских помещений.
2. Изучение организации материальной ответственности и от-четности материально ответственных лиц.
3. Выявление порядка проведения инвентаризаций .
4. Анализ состава МПЗ на отчетную дату и их движения.
5. Проверку правильности оценки МПЗ.
6. Изучение состояния и организации синтетического и анали-тического учета .

В результате выполнения данных процедур аудитор формирует мнение:

1. об уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ;
2. полноте отражения — все ли МПЗ, принадлежащие пред-приятию, отражены в бухгалтерских записях и включены в бух-галтерскую отчетность;
3. наличии в учете операций с МПЗ без достаточных на то ос-нований;
4. соблюдении принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности;
5. правильности отражения материальных ценностей на со-ответствующих счетах по результатам проведенной инвентариза-ции;
6. правильности оценки МПЗ в учете и отчетности.

Следующим шагом аудита является проверка правильности отражения в учете движения материальных ценностей, т. е. при-ходно-расходных операций. Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к их хищению , созданию излишков сырья, из которых может быть изготовлена неучтенная продукция и реализована без отражения операций в учете, с целью сокрытия до-ходов от налогообложения и присвоения полученных средств.

При проверке правильности оприходования материальных цен-ностей выявляется наличие или отсутствие неучтенных излишков путем сопоставления данных приходных ордеров с данными сопро-водительных документов поставщиков. Для этого используются счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие доку-менты.

Проверяя реальность операций, устанавливается наличие до-говоров о поставке материалов, правильность их составления, со-поставляются данные документов об оплате поставщикам с данны-ми документов на оприходование материальных ценностей.

Выясняется, нет ли материальных ценностей, принятых на от-ветственное хранение или в переработку в качестве давальческого сырья, которые должны учитываться отдельно от собственных про-изводственных запасов.

При ошибочном или умышленном завышении фактической се-бестоимости материалов искусственно увеличиваются затраты на производство готовой продукции, и снижается прибыль от ее про-дажи.

Для подтверждения обоснованного использования матери-альных ценностей как на производственные, так и другие цели, ау-дитору необходимо ознакомиться с особенностями технологи-ческого процесса и с порядком передачи (списания) МПЗ со склада.

Отпуск материалов и обоснованность их списания проверяется по данным соответствующих первичных документов (накладных, требований и накопительных ведомостей расхода материалов), со-поставляемым на основе расходных документов.

Правильность применяемых схем корреспонденции счетов по списанию МПЗ со склада устанавливается обычно выборочным ме-тодом, путем контроля записей в учетных регистрах по счетам 20, 25, 26, 91 и т. д., сопоставляя их с данными первичных расходных документов.

Организации в совокупности с материалами могут располагать товарами, предназначенными для продажи как в розницу, так и оп-том. Если за проверяемый период осуществлялись такие операции, то аудитор должен исследовать правильность принятия этих това-ров к учету по счету 41, расчет торговой наценки и порядок списа-ния, если товар продавался в розницу. Объектом документального и фактического контроля будут приходно-расходные документы (ак-ты о приемке товаров, товарные накладные, товарные отчеты, акты о порче товаров, списании товаров, журнал учета товаров на скла-де) и учетные регистры по счетам 41, 42, 50, 51, 90, 91, 68 и др.

Все операции по оприходованию и расходованию МПЗ клас-сифицируются на типичные и нетипичные. В зависимости от такой классификации методы проверки носят сплошной или выборочный характер.

При проверке операций по приобретению и продаже МПЗ зна-чительная часть этих операций должна быть проверена от общего к частному, т. е. от показателя в отчетности к первичному документу, а другая часть — от первичных документов к данным бухгалтер -ского учета. Путем сопоставления остатков, оборотов по счетам синтетического учета, субсчетам, аналитическим счетам достигает-ся подтверждение тождества синтетического и аналитического уче-та по материальным запасам.

Сверка тождественности синтетического и аналитического уче-та представлена на схеме.

Проведя необходимые процедуры проверки МПЗ, аудитор должен убедиться в том, что вся необходимая существенная ин-формация о материальных запасах раскрыта в финансовой (бух-галтерской) отчетности.

К такой информации, в частности, относятся данные:

• о фактической себестоимости материальных ценностей, по-ступивших и списанных на нужды производства и другие цели;
• принятых способах оценки материальных ценностей и после-довательности применения их в учетной политике за отчетный период;
• переоценке (уценке, дооценке) материальных ценностей;
• принятых на забалансовые учет МПЗ;
• формировании и использовании резерва под снижение стои-мости МПЗ.

Проверка раскрытия существенной информации о МПЗ осу-ществляется аудитором путем изучения и анализа такой инфор-мации и ее сопоставления с полученными в ходе аудита доказа-тельствами.

Типичные ошибки и нарушения в учете МПЗ

На основе полученных в ходе исследований доказательств ау-дитор должен проанализировать все отклонения и замечания, со-бранные за время проверки, с целью выявления всех наруше-ний и несоответствий в методологии учета МПЗ нормативным актам .

Все нарушения должны быть систематизированы таким об-разом, чтобы определить их существенное влияние на достовер-ность аудируемого показателя, так как обнаруженные несоответ-ствия оказывают воздействие на принятие аудитором решения относительно достоверности статьи по МПЗ в бухгалтерской от-четности.

При анализе ошибок нужно исходить из того, каким видом деятельности занимается организация, каким объемом матери-альных ценностей располагает, насколько технологичен процесс изготовления продукции.

К наиболее типичным ошибкам и нарушениям, возникаю-щим при учете МПЗ, относят:

• отсутствие заключенных договоров о материальной ответст-венности с работниками складов;
• некорректное оформление первичных документов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей;
• несоблюдение принятых в учетной политике способов списа-ния МПЗ на производство продукции;
• несоответствие данных о МПЗ на складе данным бухгалтер -ского учета (излишки, недостача);
• включение МПЗ в состав имущества организации без доста-точных оснований;
• нарушение принципа исчисления фактической себестоимости, связанного с заготовлением МПЗ;
• необоснованное списание материальных ценностей на потери;
• несоответствие условиям договора порядка отражения переда-чи материалов в переработку на сторону;
• наличие отрицательных переходящих остатков по видам мате-риальных ценностей («красное» сальдо);
• непроведение или некачественное проведение инвентаризации ;
• отсутствие аналитического учета движения МПЗ в бухгалте-рии;
• неправильное отнесение материальных ценностей по направ-лениям затрат;
• нерегулярная сверка данных по движению материальных цен-ностей на складах и в бухгалтерии ;
• различные арифметические ошибки.

Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора

Завершая проверку, аудитор должен обобщить полученные результаты путем составления общего свода неоткорректирован- ных искажений, нарушений и установить их влияние на досто-верность аудируемого показателя, в частности МПЗ.

Все нарушения должны быть ранжированы относительно их существенности и несущественности и классифицированы по сте-пени приоритетности или значимости.

Выявленные в ходе проверки ошибки и нарушения фиксиру-ются в рабочей документации аудитора.

Рабочие документы являются основой для подтверждения объ-ема и качества выполненной аудиторской проверки МПЗ и обосно-ванности сделанных выводов.

Наряду с общей необходимой информацией в рабочих доку-ментах детально фиксируются аудиторские процедуры и опреде-ляется количественное влияние обнаруженных ошибок и нару-шений на показатели отчетности.

В рабочих документах аудитора описывается ход выполнения плана и программы аудита и причины отклонений. Программа мо-жет быть сужена или расширена в зависимости от оценки системы внутреннего контроля материальных ценностей.

Основанием для подтверждения или неподтверждения до-стоверности исследуемого сегмента будут выводы по результатам проведенной проверки.

Рабочие документы аудитора аккумулируют следующую ин-формацию:

• насколько требования о состоянии производственных складских помещений и условиях хранения МПЗ соответствуют уста-новленным нормам;
• порядок приема, хранения, отпуска материальных ценностей на производство и другие цели;
• порядок проведения инвентаризации , обобщение и отражение результатов сопоставления фактического наличия МПЗ с данными бухгалтерского учета ;
• полноту отражения в учете обязательств по расчету с постав-щиками;
• использование норм расхода сырья и материалов с целью вы-явления обоснованности сверхнормативных расходов;
• соответствие фактического расхода материальных ценностей вы-ходу продукции;
• результаты анализа качественных характеристик поступающих сырья, материалов, товаров, подтверждающих факты использо-вания некондиционных материальных ценностей, способствующих нарушению технологического режима и установленных норм (по необходимости);
• санкционирование должным образом расходов на нужды про-изводства МПЗ и правильность отражения их в учете;
• контрольный обмер фактически выполненных работ для уточ-нения количества списанных материальных ценностей;
• соблюдение правил составления и оформления документов по движению МПЗ;
• соответствие отражения операций в документах установленным правилам;
• результаты встречной и взаимной проверки по поступившим и списанным МПЗ для подтверждения реальности выполненных операций с материальными ценностями;
• соответствие записей в регистрах бухгалтерского учета данным первичных документов;
• соответствие порядка формирования цен при приобретении ма-териальных ценностей и их оценки при списании на производство утвержденной учетной политике;
• подтверждение тождественности показателя в бухгалтерской от-четности и Главной книге данным синтетического и аналити-ческого учета.

Фрагменты некоторых форм рабочих документов

Таблица 30

Классификация информационного обеспечения аудируемого сегмента __________________________ (МПЗ)___________________________

3. искажение фактов списания ТМЦ.

Процедура 1.1 Проверка достоверности (полноты и точности) фатов списания ТМЦ в производство.

На данном этапе необходимо убедиться в том, что при списании ТМЦ в производство подсчёт количественных показателей проводится с достаточной степенью точности и подсчёту подвергаются все без исключения ТМЦ, списываемые в производство. Процедура проводится с помощью методов наблюдения и пересчёта.

Необходимо выяснить, какие способы, приёмы и технические средства используются на предприятии при измерении ТМЦ, оценить состояние весового хозяйства и измерительных приборов, в том числе проверить, как часто должны проверяться приборы и когда проверка проводилась в последний раз.

На складе Тверского управления инкассации в весовом хозяйстве нет необходимости. Подсчёт количественных показателей производится с достаточной степенью точности.

Процедура 1.2 Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации. При проведении этой процедуры следует выяснить, всегда ли данные о совершении хозяйственной операции фиксируются либо на носителе в момент совершения операции, либо сразу после её окончания. Получить такую информацию возможно, только используя устный опрос получателей товарно-материальных ценностей.

Задавая такой вопрос о том, каким образом (заполнение бланков вручную, создание документа с помощью вычислительной техники и проч.) и когда происходит фиксация факта отпуска материалов в производство можно составить определённое мнение об уровне оперативности фиксации факта и о том, какова вероятность того, что такой уровень оперативности на данной стадии учётного процесса присутствует всегда.

При опросе было выявлено, что регистрация фактов списания происходит не своевременно, т.е. бывают случаи регистрации фактов списания через день, после списания, поэтому существует возможность упущения регистрации какого-либо факта.

Процедура 1.3. Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в производство.

Проведение этой процедуры обязательно, цель её – получение достаточных доказательств того, что весь массив ПУД по списанию ТМЦ в производство имеет юридическую силу. В ходе проведения процедуры используются следующие источники информации:

Требования-накладные (№М-11)

Карточки учёта материалов

Приказы об утверждении лиц, имеющих право подписи первичных документов.

К проверке документации, оформляющей операции, по которым обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. Выявленные ошибки и нарушения в оформлении первичной документации по этим операциям следует свести в табл. 3.1.

Табл. 3.1 Проверка законности ПУД по списанию ТМЦ в производство

По результатам проведения процедуры необходимо выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данной операции и, выявив нарушения, отобрать их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет, либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при проверке бухгалтерского учёта данного раздела. Особенно следует обратить внимание на документы, в которых отсутствуют или исправлены следующие реквизиты:

Наименование структурного подразделения-получателя;

Наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;

Количество затребованных и особенно отпущенных ТМЦ;

Личные подписи участников операции.

Кроме того, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует котировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.

При проведении данной процедуры было выявлено отсутствие необходимых реквизитов в карточке ф.№ М-17 от 05.12.2004г.

Процедура 1.4. Проверка соблюдения графика документооборота

Цель процедуры – установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности, поскольку правильное составление графика и его соблюдение способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчётности.

По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны формально, есть риск того, что:

Некоторые первичные документы могут отсутствовать;

Некоторые первичные документы могут быть утеряны:

Некоторые первичные документы будут приняты к учёту (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно;

В некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (ибо отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

Исходя из этого на документацию, на которую нет графиков документооборота или имеющиеся графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

В управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота.

Процедура 1.5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учётных регистрах

Цель проведения процедуры – получить достаточные доказательства того, что при принятии к учёту соблюдены шесть следующих основных принципов.

1. Было достаточно оснований для регистрации документа.

2. Все документы по оформлению проверяемых операций зарегистрированы полностью.

3. Все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и все данные полностью перенесены в систему учёта.

4. Все документы зарегистрированы своевременно.

5. Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учётных регистрах.

6. Документ принят к учёту единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к:

Документам на которые не составлены графики документооборота (процедура 1.4)

Операциям, где первичные документы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определённые реквизиты (процедура 1.3);

Операциям, где вероятен риск несвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 1.2);

Документам, которые отражают неправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1.1)

Информацию о том, каким образом все эти документы приняты к учёту, следует свести в табл. 3.2 К примеру:

В результате заполнения данной таблицы сгруппируется информация обо всех отклонениях между фактически совершённой операцией, первичным документом, её отражающим, и учётной записью, произведённой в конкретном учётном регистре.

Процедура 1.6. Проверка регистрации хранения документов и организации доступа к ПУД.

Цель процедуры – установить соблюдение на предприятии правил хранения документации в процессе текущей деятельности и правил хранения документов в архиве. Если на предприятии нет чётко установленного порядка хранения документации в период исполненных документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск возможности несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и различного рода злоупотреблениям с первичной учётной документацией (припискам, исправлениям, уничтожению или подлогу документов).

Применительно к операциям списания ТМЦ в производство соблюдение правил хранения и ограничения доступа к ПУД приобретает очень важное значение вследствие того, что вся первичная документация по списанию ТМЦ создаётся внутри предприятия и осуществить замену документа в условиях бесконтрольности чрезвычайно легко.

Все организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее 5 лет (п.98 Положения по ведению бухгалтерского учёта). Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

В управлении инкассации установлен порядок хранения документов и организован доступ к ПУД.

§3.4. Типичные ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта, рекомендации по их устранению.

При проведении аудита первичного учёта отпуска материалов в производство, а также при изучении аудиторского заключения, написанного для областного управления инкассации аудиторской фирмой были выявлены и сгруппированы ошибки и нарушения в системе организации первичного учёта. Далее приведены эти ошибки и приведены рекомендации по их устранению.

Ошибки и нарушения при сборе и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.

2. Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации. Данные ошибки могут повлечь за собой значительные налоговые последствия в случае, когда операция, отражённая первичным документом не вовремя, относится к прошлым отчётным периодам. Почти всегда в подобных случаях приходиться корректировать бухгалтерскую и налоговую отчётность, а иногда, во избежание санкций, и уплачивать пени (в случае, если такая ошибка повлекла за собой недоначисление в соответствующем периоде каких-либо налогов). Так, в управлении инкассации регистрация авансового отчёта №5 от 8 февраля 2005 года произошла только20 февраля 2005 года.

Рекомендации по исправлению ошибок. Эта группа ошибок не может быть исправлена «незаметно», за исключением случаев, когда она обнаружена до окончания отчётного периода и есть возможность «задним числом» оформить нужный документ. В данном случае на предприятии удалось избежать корректировки отчётности. В случае же корректировки отчётности или отражения операции в следующих отчётных периодах необходимо приложить к первичному документу бухгалтерскую справку с объяснением причины нарушения сроков регистрации оперативного факта.

Ошибки и нарушения при оформлении первичной учётной документации.

3. Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов (наименование документа, код формы, наименование должностей) не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий. Отсутствие любого из остальных обязательных реквизитов может привести к разногласиям с налоговыми органами и иными заинтересованными лицами.

Как было сказано, в карточке учёта материалов от 05.12.2004г. нет наличия необходимых реквизитов. При просмотре других документов, выяснилось, что в Управлении инкассации очень большое число документов, с отсутствующими реквизитами, к примеру: авансовый отчёт от 01.08.04г. №55 или РКО №1303 от 0.10.04г. не содержит корреспондирующий счёт и многие другие подобные ошибки. Рекомендации по исправлению данной ошибки: если есть возможность переоформить документ в рамках отчётного периода, то следует ею воспользоваться. В противном случае необходимо обеспечить (если необходимо – путём дооформления документа) наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством, а именно Федеральным законом от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте).

4. Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа. Заполнение документа средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение, а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа, кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена. Так, в РКО № 1398 от 06.11.02. сумма была указана неразборчиво, а в РКО № 839 от 02.10.03. подпись кассира не соответствовала его фамилии. Рекомендации по устранению ошибок: Как и в предыдущих случаях следует либо переоформить документ (при наличии такой возможности), либо внести в него исправления. При внесении исправлений следует учесть, что в кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Во все остальные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки и нарушения в организации работы с документацией.

5. Отсутствие графиков документооборота. Отсутствие таких графиков само по себе не влечёт каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия.

В Управлении такого графика нет, но следует составить нужные графики документооборота во избежание ошибок, связанные с отсутствием графиков (утеря документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами).

6. Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры). Эта группа ошибок относится, как правило, к техническим ошибкам (очень редко – намеренное искажение данных). Для организаций, где система внутреннего контроля работает эффективно, данный вид ошибок очень редкий. В Тверском областном управлении такие ошибки встречались в 2000 году во время работы практиканта. Эти ошибки были во время замечены и исправлены. Рекомендации по устранению. Если ошибки всё же будут иметь место, то их устранение производится путём внесения исправлений в учётные регистры с составлением бухгалтерских справок. В ряде случаев потребуется внести исправления в отчётность (если ошибки были обнаружены в следующих отчётных периодах)

7. Несвоевременная регистрация документа в учётном регистре (либо отсутствие данных в учётном регистре по отдельным первичным документам.). Как правило, на предприятии такие ошибки исправляются самостоятельно, аудитору следует лишь проверить, внесены ли исправления в отчётность прошлых периодов и удостовериться в правильности расчёта пеней по внесенным исправлениям (если ошибка повлекла недоначисление каких-либо налогов).

8. Нарушения сроков хранения документации в архиве. Данный вид ошибок может привести к серьёзным затруднениям в работе проверяющих органов, если при проверке за определённый период какие-либо документы не будут обнаружены. В этом случае предприятию грозит штраф за нарушение правил учёта доходов и расходов, а также начисление налогов исходя из обычного уровня доходов предприятия. В управлении инкассации данный вид ошибок был распространен пока предприятие не обратилось за услугами в аудиторскую компанию.

9. Уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению. Предприятие уничтожает без акта документацию с истёкшим роком хранения, поэтому негативных последствий это не несёт, но в противном случае последствия будут те же, что и в предыдущем случае.

10. Нарушения при оформлении дел с первичной учётной документацией (касается кассовых и банковских документов). При несоблюдении необходимых условий оформления подобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. Кроме того, существует возможность привлечения предприятия и должностных лиц к ответственности за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. Рекомендации по исправлению. При возможности следует указанную первичную документацию оформить в соответствии с требованиями нормативных актов (переплести, подобрать в хронологическом порядке и т.д.).

§3.5 Пути совершенствования первичного учёта.

Рассмотрев наиболее типичные ошибки и нарушения, свойственные плохо организованной системе первичного учёта можно прийти к выводу, что у предприятия существует потребность в конструктивных предложениях по совершенствованию систем учёта и внутреннего контроля Управления. В данной части будут даны отдельные рекомендации по совершенствованию (повышению эффективности) системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего контроля в разрезе подсистем, входящих в систему организации первичного учёта. Следует заметить, что самым эффективным способом решения данной проблемы является комплексная автоматизация предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный и бухгалтерский учёт и т.д. В этом случае все бизнес процессы (и учётные в том числе) на стадии постановки технического задания на внедрение автоматизированной системы и на стадии собственного внедрения неизбежно будут формализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного учёта.

Однако, в управлении инкассации нет возможности, да и наблюдается отсутствие понимания полезности проводить комплексную автоматизацию, поэтому ниже приведены общие рекомендации организационного характера.

Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежание ошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в Управлении целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

Массив первичной учётной документации. Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Требования к оформлению документов и способы их реализации рассматривались ранее. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие. В первую очередь – использование на всех участках учёта унифицированных форм документации. Кроме того:

Создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;

Издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

Контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);

Проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей – существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

Комплектность документации (правильность оформления документов);

Сроки предоставления документации;

Ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

Какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

Какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

Какую бухгалтерскую проводку, в каком учёном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учётных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путём издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в текущей работе руководству Управления следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Среда функционирования СОПУ. Среда, в которой работает СОПУ, - фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию СОПУ. Для этого усовершенствование СОПУ должно быть призвано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию СОПУ через построение автоматизированной системы учёта (в том числе первичного). Полностью автоматизированная система первичного учёта практически устраняет риск таких элементов СОПУ, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учётном регистре.

В результате проведения аудита первичного учёта в управлении инкассации можно сделать следующие выводы:

1. Разработку плана и программы проверки целесообразно предварять составлением рабочего документа, в котором сводится и обобщается вся ранее собранная информация о состоянии СОПУ по разделам учёта и окончательно определяются объёмы аудиторской выборки по каждому из обозначенных разделов учёта.

Проведения самого анализа. 3.2 Анализ структуры и динамики расходов на реализацию товаров Проведем анализ расходов на реализацию товаров Столбцовского райпо. Расходы анализируемой организации характеризуются следующими данными (таблица 3.1) Таблица 3.1 Информация об издержках обращения розничной торговли Столбцовского райпо за 2002/2003 гг. Показатели Годы. Отклонение (+; -) Темп...

Отставания неоперационных доходов, который составил 0,86 %.Свидетельствует о том, что неоперационные расходы значительно превышают неоперационные доходы. Руководству банка следует обратить внимание на эту статью и исправить положение.3. Опредиление направлений совершенствования формирования Национального Банка Украины. В 1998 г. произошли события, приведшие страну к кризису банковской...

В электронную таблицу по заранее настроенным формам. Предусматривается также возможность импорта данных из различных бухгалтерских программ. В дипломной работе проведение анализа товарных ресурсов организации выполнено с применением Microsoft Excel для Windows. В приложении Ж и И представлена динамика основных показателей финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Белхозторг» за...

Движение товаров и материалов с момента приемки на склад до момента выбытия со склада предприятия должно документироваться и своевременно отражаться в бухгалтерском учете. Бухгалтерия предприятия отвечает за общее руководство и контроль за правильностью ведения документов. Учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы, используемые при оформлении операций, должны соответствовать законодательным нормам и принятой на предприятии учетной политике.

Документооборот на предприятии может производиться по унифицированным формам или в соответствии с ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 23.05.2016 с использованием собственных форм документации при условии наличия в них всех требуемых реквизитов.

Документооборот при учете ТМЦ

Документы по оформлению операций движения ТМЦ на предприятии

Отражение поступления ТМЦ в учете

Бухгалтерские проводки по учету поступления ТМЦ

Отражение перемещения ТМЦ в учете

Движение ТМЦ между складами отображается корреспонденцией счетов аналитического учета внутри соответствующего балансового счета.

Отражение выбытия ТМЦ в учете

Выбытие товаров и материалов при их передаче в производство, отпуске покупателям отражается проводками: