Автоматический расчет лимитов в 1с. Контроль лимита расхода денежных средств

Работа с кассой и кассовыми документами - это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.

Лимит кассы

Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.

Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Теперь выясним, как в программе установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:

Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.

Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:

Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:

• Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
• Оплаты платежными картами – это эквайринг;
• Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
• Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;
• Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.

Приходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:

• Розничная выручка;
• Возврат от поставщика;
• Получение наличных в банке;
• Получение займа от контрагента;
• Возвращение займа контрагентом;
• Возврат займа работником;

По документу формируется проводка Дт50.01 - Кт62.01 – поступление от покупателя.

После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:

• Принято от - название организации;
• Основание – наименование документа и номер;
• Приложение;
• Комментарий.

Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.

Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.

Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:

• Дт50.01 - Кт62.01 – оплата от покупателей;
• Дт50.01 - Кт62.01 – прочие поступления.

Вид операции «Розничная выручка»

Заполняются поля:

• Вид операции – розничная выручка;
• Номер и дата формируются автоматически;
• Склад – указываем розничный склад;
• Сумма выручки;
• Статья ДДС – розничная выручка.

Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат от подотчетного лица»

Здесь заполняем:

• Номер и дата – пропускаем;
• Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
• Сумма;
• При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» - будет отображаться при печати ПКО.

Печатаем и отдаем на подпись.

Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 - Кт71.01.

Вид операции «Возврат от поставщика»

Заполняются:

• Вид операции – возврат от подотчетного лица;
• Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
• Сумма платежа;
• Договор;
• Все остальное заполняет программа самостоятельно;
• При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
• Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 - Кт60.01

Вид операции «Получение наличных в банке»

В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 - Кт51:

Вид операции «Получение займа от контрагента»

Заполняем:

• Вид операции;
• Контрагент – от кого получаем заем;
• Сумма платежа;
• Договор – должен быть прочим;
• Статья ДДС – получение кредитов и займов;
• Счета расчетов – 67.03.

Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 - Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.

Вид операции «Получение кредита в банке»

Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.

Вид операции «Возврат займа контрагентом»

Заполняем:

• Вид операции;
• Контрагент
• Сумма платежа;
• Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
• Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).

Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат займа работником»

Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 - Кт73.01 – поступление от погашения займов.

Вид операции «Прочий приход»

Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.

Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.

Расходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

• Оплата поставщику;
• Возврат покупателю;
• Выдача подотчетному лицу;
• Выплата заработной платы по ведомостям;
• Выплата заработной платы работнику;
• Выплата сотруднику по договору подряда;
• Взнос наличных в банк;
• Возврат займа контрагенту;
• Возврат кредита банку;
• Выдача займа контрагенту;
• Инкассация;
• Выплата депонированной заработной платы;
• Выдача займа работнику;
• Прочий расход.

РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.

Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»

Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»

Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»

Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):

В проводках будет отображаться Дт76.10 - Кт50.01:

Вид операции «Инкассация»

Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется.

Автоматизация рабочих процессов на предприятии позволяет интегрировать ПО со всем внешним оборудованием, но для этого следует ознакомиться с тем, как установить лимит остатка кассы в 1С, удаленно управлять ККМ и своевременно получать отчетные документы. Все параметры устанавливаются в специальном периодическом реестре программы.

Как установить лимит по остаткам?

Новичкам в этом вопросе может помочь пользовательская инструкция. В ней подробно описан процесс того, как установить лимитные значения по остаткам в ККМ. Сделать это можно в 1С 8 и более новых версиях конфигуратора. Устанавливается лимит следующим образом:

запускается программа на ПК (желательно в режиме «Конфигуратора»);

открывается панель «Администрирование»;

запускается раздел «Банк и касса».

В зависимости от версии программы (1С 8.2, 1С 8.3, 1С 7) могут меняться названия разделов. Если на панели нет приложения «Банк и касса», то необходимо зайти в «Устройства» или «Управление работой оборудования». Теперь:

на панели навигации найдите раздел «Лимиты» или «Остатки»;

нажмите на кнопку «Создать»;

установите период;

выберите организацию;

задайте дополнительные значения;

нажмите «Готово».

Следует учитывать, что ограничения устанавливаются отдельно для каждого кассового аппарата.

Лимит остатка по кассе устанавливается в специальном периодическом регистре (подробнее о регистрах я писал ). По-умолчанию никакого лимита кассы в 1С нет. Проще говоря, он равен нулю.

Почему нулю? Очень просто. Чтобы это понять, следует разобраться, зачем вообще в 1С Бухгалтерии 8.3 устанавливается лимит кассы. В новом интерфейсе Такси всё аналогично, но отличается внешний вид программы, не более.

Рассмотрение операций по кассе включено в представленный на сайте учебный курс 1С .

Зачем устанавливать лимит кассы в 1С

Типичный ответ "продвинутого" пользователя — так положено. То есть на предприятии в кассе не должно быть больше наличных, чем разрешается лимитом. На самом же деле, как я уже писал в одной из предыдущих статей, ведение учёта в 1С и теория бухгалтерии, мягко говоря, не одно и то же.

1С абсолютно всё равно "сколько денег в кассе" — это всего лишь числа. Однако в программе в составе обработки "Экспресс проверка ведения учета" есть пунктик, контролирующий остаток по кассе: если в какой-то день были операции по кассе, то этот день проверяется на превышение лимита.

Вот тут-то и возникает такая необходимость, как установка лимита кассы 1С. Проще говоря, программе нужно с чем-то сравнивать остаток по кассе. Если лимит по кассе не установлен (а по-умолчанию так оно и есть), то он принимается равным нулю!

На рисунке выше показан как раз такой случай. в 1С не установлен, поэтому 1С Бухгалтерия выдаёт ошибку остатка по кассе за все дни, в которые обнаружены кассовые операции.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Устанавливаем кассовый лимит в последней версии 1С Бухгалтерия

Некоторые отличия в интерфейсе программы в сравнении с предыдущими версиями не приводит к существенным изменениям в способе установки значения кассового лимита. Вам нужно зайти в справочник "Организации", открыть нужную компанию (если их несколько) и в верхних ссылках найти регистр кассового лимита, как показано на рисунке ниже.

Не забывайте, что регистр периодический, то есть установленное значение будет действовать с указанной даты и до бесконечности или пока не введёте новое значение.

Интересно, что установка лимита и поиск того, где он в 1С находится, является одним из самых распространённых вопросов в интернете по теме "Бухгалтерии предприятия". А ведь всё предельно просто.

Где и как установить лимит кассы в 1С 8.3 предыдущих версий

Чтобы установить лимит остатка кассы, зайдите в раздел "Банк и касса" (речь идёт об установке кассового лимита в 1С Бухгалтерии 8.3) и на панели навигации выберите "Лимиты остатка кассы". Если ранее лимит по кассе не устанавливался, то в открывшейся вкладке будет пусто.

Лимит остатка по кассе устанавливается отдельно для каждой(!) организации в базе. Нажмите кнопку "Создать" и заполните форму, показанную ниже. Если организация всего одна, то её все равно нужно указать. Также указывается дата, с которой будет действовать лимит остатка кассы и, собственно, величина самого кассового лимита.

Установленный лимит будет действовать для указанной организации с указанной даты и до бесконечности, либо пока вы не установите новый лимит. К примеру, если лимит остатка по кассе увеличился, то просто заходите в данный регистр , как указано выше, и добавляете новую строчку. Старые записи удалять не нужно!

Видеоурок по установке кассового лимита в 1С:Бухгалтерии 8

На видео показано как установить лимит кассы в программе 1С Бухгалтерия версии 8.3. Если ваша организация не применяет лимит по кассе, то просто выставьте заведомо большое значение или не обращайте внимания на выдачу ошибок этого типа программой.

Подведём итоги

Стоит иметь ввиду, что установка лимита остатка по кассе в 1С Бухгалтерии 8.3 влияет исключительно на обработку "Экспресс проверка ведения учёта". Более подробно об этом я рассказываю в своём дистанционном курсе 1С Бухгалтерии

В бухгалтерии кассовые документы, в большинстве случаев, оформляются 2 документами: (далее РКО) и (далее ПКО). Они предназначены в целях принятия и выдачи наличных в кассу или из кассы организации.

Возврат работником займа;

Другие операции, касающиеся поступления финансов.

Такое разделение нужено для корректного создания бухгалтерских проводок и книги расходов и .

Прежде всего, нам нужно рассмотреть Возврат от покупателя, оплату от покупателя, Расчеты по кредитам и займам, поскольку они похожи по структуре, а также имеют табличные части.

Все названные 3 видов ПКО в шапке имеют одинаковый набор полей. Это Номер и дата (далее для всей документации), Счет учета, сумма и Контрагент.

Номер - создается в автоматическом режиме и лучше его не менять.

Дата - текущая дата. Здесь нужно учесть, что если поменять дату на меньшую (например, предыдущий день), чем текущая, при печати кассовой книги программный продукт предупредит о том, что в кассовой книге нарушена нумерация листов и предложит их перечислить. Лучше, чтобы нумерация необходимых документов тоже была последовательной в течение дня. С этой целью время документа можно изменить.

Контрагент - это юридическое или физическое лицо, которое в кассу вносит определенные финансы. Сразу отметим, что в данном поле будет отображаться именно тот Контрагент, по которым будут проводиться взаиморасчеты. Фактически средства в кассу, например, может внести работник Организации - контрагента. Он избирается из справочника под названием «Физические лица» в поле с именем «Принято от». В данной ситуации в печатной форме ПКО будут указаны Ф.И.О., от кого принято финансы.

Счет учета - в хозрасчетному плане счетов это обычно «50.1», но по умолчанию существует возможность настроить и другой. Корреспондирующий счет зависит от самого вида операции, его можно взять с табличной части ПКО.

А сейчас обратим ваше внимание на оформление суммы внесения средств. Важно отметить, что «Оплата от покупателя», «Возвращение от покупателя», а также «Расчеты по кредитам и займам» без указания договора оформить невозможно. При этом прием финансов существует возможность осуществить одновременно по нескольким договорам. Именно для этого и предназначена табличная часть. Сумма платежа состоит из сумм в строках табличной части. Также там отмечается счет расчетов и Счет учета авансов, то есть корреспондирующие счета. Эти счета существует возможность настроить в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами.

Другие виды операций трудностей вызвать не должны. Последние табличной части не имеют, и все заполнения ПКО в общем сводятся к выбору контрагента. Это может быть банковское учреждение, работник или подотчетное лицо.

Другие операции по поступлению финансов отражают все другие поступления в кассу организации и создает собственные проводки. А произвольный корреспондирующий счет выбирается в ручном режиме.

Расходный кассовый ордер

В общем оформление РКО почти не отличается от оформления ПКО. В программном продукте «1С Бухгалтерия» являются такие виды выдач финансов из кассы:

Выдача поставщику оплаты;

Выдача финансов подотчетному лицу;

Выдача возврата клиенту;

Наличные в банковское учреждение;

Выдача зарплаты отдельно сотруднику или по ведомости;

Выдача займов и кредитов;

Выдача депонированной заработной платы;

Выдача займа работнику;

Проведение инкассации;

Другие операции по выдаче денег.

Отдельно остановимся на выдаче заработной платы. В этом виде операции существует табличная часть, в которой обязательно необходимо указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сформируется из сумм сведений. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО будет невозможно.

При выдаче зарплаты работнику так же нужно отметить ведомость, но только одну.

В случае выдачи депонированной заработной платы ведомость указывать не обязательно.

Установка лимита остатка кассы

С целью установления лимита остатка кассы в программе «1С 8.3» нужно зайти в справочник «Организации» и на вкладке под названием «Вперед» выбрать пункт с именем «Лимит остатка кассы»:

Где нажать клавишу под названием «Добавить», где указать с какого именно числа действует ограничение, а также его размер.